Kunnskapsforvaltning i organisasjoner

Endre Witzø skrev i 1998 en hovedoppgave i informasjonsforvaltning ved Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap ved NTNU. Oppgaven er publisert på internett (NTNU).. Nedenfor forsøker jeg å knytte enkelte av Witzøs momenter til min egen hverdag som arkivar og informasjonsforvalter. Hovedoppgaven bør imidlertid så absolutt leses i sin helhet!

Arkivenes rolle i kunnskapsforvaltningen

Witzø innleder kapittel 2 «Kunnskap i organisasjoner» med følgende (s. 7):

«Målsetningen med kunnskapsforvaltning er at det enkelte medlem av organisasjonen skal kunne bruke mest mulig av organisasjonens totale kunnskap. Dette medfører at både den individuelle kunnskapen hos alle medlemmene og den kollektive kunnskapen i organisasjonen må være kjent og kunne utnyttes.»

Arkivenes rolle bunner i nettopp dette – å bidra til å tilgjengeliggjøre den kunnskapen som finnes i informasjon og data for aktører som måtte ha behov for den, enten det er innad i en virksomhet (kollegaer, ledere), eller utad til offentligheten (privatpersoner, presse, samarbeidspartnere, kontrollorganer osv). Og det er ikke tilstrekkelig kun å sørge for tilgjengeliggjøring i dag eller om fem år – man skal kunne hente ut informasjon fra arkivene i uoverskuelig fremtid. Det stiller høye krav til arkivene som funksjon, til ledelsen av arkivene og ikke minst til den enkelte arkivfunksjonær!

Kunnskapsforvaltning er et omfattende felt. Arkivene inneholder kun en liten del av den totale kunnskap som finnes i en virksomhet, dvs. den kunnskapen som foreligger i den dokumentasjonen som er blitt vurdert som arkivverdig. Innsamling og organisering av denne (lille) delen av den totale kunnskapen, har tradisjonelt vært arkivenes begrensede domene. Er det mulig å ta det videre?

Hvordan legge til rette for god forvaltning av kunnskap?

I sitt kapittel 7.3.3 skriver Witzø om organisatoriske realiseringsbetingelser for kunnskapsprosessene. Viktigheten av å knytte arbeidet som gjøres i kunnskapsprosessene opp mot virksomhetens felles mål trekkes frem, f.eks. gjennom utarbeidelse av en felles visjon eller intensjon. Å se sitt eget arbeid, og sin egen innsats som en del av «det store bildet», kan absolutt gi økt mening og motivasjon. Videre poengteres viktigheten av åpenhet og lærevillighet, og ikke minst behovet for prioritering av arenaer der dialog, argumentasjon, læring og utveksling av kunnskap er mulig. Mangfold nevnes, men også behovet for et felles språk og en organisering og infrastruktur som muliggjør samarbeid, kommunikasjon og koordinasjon. Uten at disse betingelsene oppfylles, vil det ha begrenset verdi å innføre støttefunksjonalitet til kunnskapsprosessene, f.eks. nye IT-verktøy.

Konsekvenser av mangelfull bevaring av informasjon

I de tilfeller der realiseringsbetingelsene er oppfylt, eller er på vei til å bli oppfylt, kan man dra nytte av utvikling av ulike typer støttefunksjonalitet for kunnskapsprosessene. I kapittel 7.4.2, viser Witzø til Huber (1991) som hevder at organisasjonslæring skjer gjennom at organisasjonen bearbeider sin forståelse og tolking av informasjon. Det påpekes at en rikere kommunikasjon vil føre til en grundigere tolkning og bedre forståelse av informasjonen. Videre poengteres det hvordan informasjon knyttet til arbeidsprosesser ofte ikke bevares i tilstrekkelig grad, og dette griper direkte inn i arkivenes hverdag:

«Informasjon knyttet til en arbeidsprosess består av en begrunnelse, prosessdokumentasjon og resultater fra prosessen. Ofte lagres og tilgjengeliggjøres kun resultatet fra prosessen. En av forutsetningene ved dobbeltløkket læring er å kunne undersøke og etterprøve bakgrunn for situasjonen og de beslutninger som er fattet. Det er derfor nødvendig at all informasjon knyttet til prosessen er tilgjengelig for en rikest mulig tolking.»

Konsekvensene av mangelfull arkivering (bevaring) av informasjon knyttet til arbeidsprosesser, kan føre til direkte tap av kunnskap i det at det begrenser tilgangen til den informasjonen som skal danne grunnlaget for virksomhetens fremtidige læring.

Drømmescenario?

I kapittel 7.2.4 trekkes begrepet organisasjonsminne (corporate memory) frem. Witzø viser til Morrison (1993), som beskriver organisasjonsminne som «det lager hvor kunnskapen lagres for fremtidig bruk. Denne hukommelsen inneholder både data og informasjon, såvel som taus kunnskap, ekspertise, erfaringer, hendelser, historier og detaljer om strategiske beslutninger.»

I kaptitel 7.4.3 redegjør Witzø ytterligere for organisasjonsminnet, og hva dette går ut på. Organisasjonsminnet utgjøres av «den kunnskap som organisasjonen har akkumulert gjennom sine aktivieter.» Videre: «Innholdet i et slikt organisasjonsminne kan deles i tre deler:

1. Bakgrunn; strategier og mål; mål og forutsetninger for prosesser og beslutninger.
2. Prosess; argumentasjon, diskusjoner, møter, beslutninger knyttet til gjennomføring av prosessen.
3. Innsats og resultat; informasjon og kunnskap som anvendes og produseres i arbeidsprosessene, og metabeskrivelser av denne.»

Viktigheten av innsikt i bakgrunnen for de beslutninger som tas, i tillegg til beslutningenes ordlyd, pekes på som en forutsetning for utviklende læring:

«Innsikt i bakgrunn for beslutninger er en forutsetning for dobbeltløkket læring. Å registrere og ta vare på bakgrunn og prosess er derfor viktige forutsetninger for læring i organisasjonen. Dersom en tar utgangspunkt i en planleggingsprosess, bør en da ta vare på bakgrunn og forutsetninger (hvorfor) og hvordan prosessen foregikk, i tillegg til det resultatet en kom frem til (planen). Dersom planen mister sin verdi, eller nøkkelpersonell slutter, vet en fremdeles hvorfor og hvordan denne ble skapt.»

I en ideell arkivverden, inneholder arkivene all den informasjonen som er nødvendig for å utvikle ny kunnskap. Informasjonen er lett tilgjengelig, lett å knytte sammen (korrespondanse kan f.eks. lett knyttes sammen med informasjon i databaser) osv. Jeg tror likevel det er mulig å ta det hele ett skritt videre.

Måten vi kommuniserer med hverandre på, det være seg med kollegaer, venner, familie og til og med fremmede, har hatt en enorm utvikling de siste årene. Vi ringer mindre og skriver mer. Vi informerer omverdenen om hva vi spiste til middag i går, og at fuglene kvitret da vi våknet i dag, often uten ytterligere kontekst. Er det mulig å ta denne typen kommunikasjon inn i arbeidshverdagen, koble den med den informasjonen som lagres i arkivene for slik å skape et nytt og fyldigere bilde av de prosesser for foregår? Finnes det et læringspotensiale for ettertiden i den diskusjonen som foregår mellom to kollegaer om hvorvidt det ene eller det andre utfallet av en prosess er mest fordelaktig? Jeg lar Witzø oppsummere med et nytt sitat fra kapittel 7.4.3:

«Hypermediabaserte informasjonssystemer er meget effektive på områder hvor en arbeider med store, komplekse, sammenknyttede og kryssrefererende mengder av informasjon. Gjennom å kombinere disse med databaser med fulltekstsøking, dokumentforvaltning og arbeidsflyt, kan en akkumulere, lagre, søke og finne både informasjon og realsjoner til aktører og prosesser. Menneskelig kunnskap utgjør en stor mengde av organisasjonens hukommelse, som er spredt rundt omkring i og utenfor organisasjonen. For å kunne aksessere denne delen av organisasjonens kunnskap, må den kunne forbindes med resten. Dette er mulig ved sammenkobling via nettverk som internett, intranett og extranett. Dette nettverket utgjør dermed ryggraden i organisasjonsminnet.»