Grunnsteinene i tilgjengeliggjøringsarbeidet

Hva er vitsen med å spare på noe hvis man ikke bruker det, eller – enda verre – ikke klarer å bruke det? Dette gjelder også for arkiver. Mange (ikke arkivarer!) tenker nok gjerne at et arkiv er noe som pakkes ned, låses inn og blir der. I en del tilfeller er det dessverre også sånn det faktisk er. Og det er leit, for i arkivene kan man finne deler av vår felles kulturarv som kan gi oss innsikt i vår fortid, i tillegg til store mengder rettighetsdokumentasjon som, også for enkeltmennesker, kan få avgjørende betydning f.eks. i tvister der dokumentasjon av faktiske forhold er avgjørende.

Hvordan kan så arkivene tilgjengeliggjøres? Hvis man ser bort fra fysisk tilrettelegging og tilgang til lokaler mv. (universell utforming), står man igjen med ordning og katalogisering, dvs. dokumentasjon av arkivet/arkivmaterialet. Uordnede arkiver er ikke tilgjengelige. Å dokumentere et arkiv vil si å ordne det, katalogisere det og registrere opplysninger om arkivskaper (virkefelt, historie, organisasjon, administrasjon) (ABM-skrift #40 2007 s. 27). Å ordne arkivet forstås som den handlingen som er nødvendig for å analysere, sortere og systematisere arkivmaterialet. Katalogisering vil si å registrere en standardisert informasjon om arkivets innhold og ordning (Lange/Mangset/Ødegaard 2002 s. 222). Å beskrive arkivets innhold, proveniens og oppbygging er nødvendig for å kunne hente ut den informasjonen man har bruk for. Ellers vet man jo ikke at man kan finne noe i arkivet, ei heller hvor i arkivet man skal lete!

Tilgjengeliggjøring er også tema i artikkelen «Stor Stasi-aktivitet i Norge» i Aftenposten i dag 22. september 2011. Artikkelen beskriver Rosenholz-filene – en helt spesiell del av Stasi-arkivet. Rosenholz-filene består av kopier av over 300 000 kartotekkort fra Hauptverwaltung Aufklärung (HVA) – Stasis utenlandstjeneste. Kartotekkortene er viktige fordi de viser hvor i det enorme Stasi-arkivet informasjon knyttet til de ulike agentene befinner seg. Uten kortene er det umulig å vite hvor man skal lete – altså – arkivet er utilgjengelig! I Norge er det PST som foreløpig hindrer tilgangen til informasjonen om norske spioner i Stasi-arkivet. Som vanlig ligger svenskene foran oss også her ;)