Archive

Archives and archival practice

I den siste utgaven av Arkivråd i 2015 skrev jeg en artikkel om bruk av revisjon (audit) som verktøy i arkivdanningen. Inspirasjonen var et kurs med Tine Weirsøe i Scandinavian Information Audit i København i juni 2015.

HER er artikkelen. Den er også publisert i den elektroniske utgaven av Arkivråd, som er tilgjengelig via Norsk Arkivråds nettsider.

Note that the photos used in the article (inside the PDF) are copyrighted, and not for reuse.


I recently had the pleasure of attending this year’s ARMA Live! Annual Conference & Expo in Washington D.C. At the same time I got to visit the US for the very first time – and that was in itself a very interesting experience!

I have now returned home, and have written a travel letter touching on a few of the topics that were addressed during these three, busy days. It is written in Norwegian, and is published on the Norwegian Society of Records Managers and Archivists’ website, HERE. The text also follows below.

==========

REISEBREV FRA ARMA-KONFERANSEN 2015 I WASHINGTON D.C

ARMA-konferansen 2015 ble avholdt 5.-7. oktober i Washington D.C. i USA. Jeg hadde gleden av å delta, og fikk i samme slengen min første tur til USA noensinne – det alene en ytterst interessant opplevelse!

«ARMA» sto opprinnelig for «the Association of Records Managers and Administrators», men organisasjonens omfang og virke har blitt bredere med årene og nå brukes kun «ARMA International» som betegnelse på virksomheten. ARMA har tusenvis av medlemmer verden over, og har blant annet et omfattende opplærings og sertifiseringstilbud som er tilgjengelig for alle medlemmer (og noen ganger ikke-medlemmer). Svært mange av deltakerne på konferansen var såkalte CRM – Certified Records Managers – en betegnelse som tilsynelatende står høyt i kurs, i alle fall i USA. ARMA feirer 60 år i 2015, og dette gikk så klart ikke upåaktet hen.

Konferansens første dag startet friskt. Nærmere 2000 deltakere var samlet i konferansesalen for å høre key note-foredraget til general Michael Hayden, samt tre kortere foredrag med ulike temaer (og andre foredragsholdere), omtalt som TED-foredrag.

Bob Baird, direktør i ARMA, innledet det hele med noen interessante betraktninger:

– Ledelsen i ARMA har i den senere tid diskutert virksomhetens retning og fokus videre: Skal de konsentrere seg om RIM (Records and Information Management) eller IG (Information Governance) – eller begge deler? Baird fortalte at her er det ingen motsetning; RIM er grunnlaget for alt vi gjør, samtidig må man rette blikket utover, og der finner man (blant annet) IG.
– I tiden fremover vil ARMA styrke medlemsarbeidet til det beste for både nye og eksisterende medlemmer. ARMA har estimert at medlemsmassens hovedandel består av personer som er mer enn 55 år gamle, og dette er så klart uheldig når arbeidsstyrken generelt blir yngre og yngre. ARMA, og alle medlemmene må jobbe for at også nyere generasjoner blir interesserte i å jobbe innenfor fagfeltet!

Før key note-foredraget fikk tilhørerne tre mindre foredrag med ulike temaer i TED-stil, holdt av William Shute, Chief Strategy and Marketing Officer i firmaet Viewpointe, Kon Leong, medstifter og direktør i ZL Technologies og David Gould, WW Director Big Data Solutions i HP.

Shute introduserte begrepet «Information Strength» som «årets begrep» (i fjor var det «Big Data» for alle pengene). Information Strength består av både Information Governance og Information Security – og en virksomhets Information Strength sier noe om hvorvidt virksomheten i tilstrekkelig grad håndterer informasjonen sin på en trygg måte, og på en måte som er tilstrekkelig styrt, slik at man blant annet sikrer etterrettelighet. Bakgrunnen for begrepet er den økende usikkerheten i cyber-verden; virksomheter blir oftere og oftere utsatt for datahacking der informasjon blir stjålet, og dette blir mer og mer risikofylt også for enkeltpersoner. Passordtyveri kan skje, så klart, men mer alvorlig er det hvis uvedkommende klarer å få tak i for eksempel fingeravtrykk – kanskje den mest personlige identifikasjonsformen som finnes. Og nettopp dette har også skjedd; det er for tiden over 5 millioner fingeravtrykk på avveie etter internettangrep – og det er bare de vi vet om!

Shute ble etterfulgt av Kon Leong i ZL Technologies. Han fortalte om hvordan «governance» (som kan oversettes med det norske ordet «styring» eller «styringssystem») og analyse henger tett sammen, selv om dette ikke har fått så mye oppmerksomhet hittil. Leong mener man ikke kan gjøre det ene bra uten det andre, men at de samtidig er som olje og vann; styringssystemene ønsker og legger opp til en reduksjon av dataene, mens analytikerne ønsker seg større datamengder for å få så stabile analyseresultater som mulig. Likevel trenger man å styre dataene skikkelig hvis analysen skal kunne ha god kvalitet – og her kommer de tradisjonelle arkivfaglige temaene som sletting, kassasjon, klassifikasjon og dokumentasjon inn.

David Gould i HP avrundet TED-delen av åpningsseansen. Han var opptatt av store data, og at disse fortsatt er av betydning for arkivfagpersonell; godt organisert informasjon er nøkkelen også når man skal håndtere store data, og godt kjente arkivdanningsprinsipper kan med hell brukes for å etablere programmer som håndtere store data. Ifølge Gould er ikke dette spesielt vanskelig, men det spørs om alle i forsamlingen var enige i akkurat det!

General Michael Hayden holdt key note-foredraget. Han er pensjonert general fra det amerikanske militæret, og har tidligere ledet både CIA og NSA. Han snakket om den delikate balansen mellom frihet og sikkerhet, særlig i etterretningsarbeid, og om fordelene og farene med Internett og cyber-aktivitet. Han kalte cyber-verdenen et eget domene, ved siden av det vi allerede kjenner (fysisk lagring på land). Sikkerhetstiltakene må være helt annerledes, og vi kan ikke ha den samme innstillingen til cyber-sikkerhet som vi har til sikkerhet i mer tradisjonelle lagringsformer; «Things have moved from the desk drawer to the Internet». Det gir nye muligheter, men også nye utfordringer.

Det er ingen tvil om at konferanser i USA er langt mer leverandørdrevet enn konferanser her hjemme. Her er innlegg «Generously sponsored by…» og leverandørene konkurrerer om å holde de beste foredragene/produkspresentasjonene og ha de fineste give away-ene fra leverandørstanden sin. Det er krevende å forholde seg kritisk til informasjonen man får presentert. Samtidig er ARMA uten tvil en av de største kildene til oppdatert informasjon og fremoverlente initiativ innenfor fagfeltet vårt, og er i så måte vel verdt å lytte til.

I USA er det meste stort. Så også konferansehotellet, og da jeg ankom sent søndag kveld, viste det seg at den største utfordringen var å lokalisere resepsjonen for å få sjekket inn. Det endte til slutt med suksess – etter litt av en gåtur og flere heiser hit og dit. Rommet var heldigvis strålende, og med hele to dobbeltsenger! Dette har jeg blitt fortalt at er helt normalt i USA, og jeg passet så klart på å sove i begge sengene under oppholdet.

Neste ARMA-konferanse arrangeres i slutten av september 2016 i San Antonio i Texas. I fjor handlet konferansen om store data, denne gangen beveget vi oss mer mot sikkerhet i cyber-verdenen – mon tro hva som opptar oss ved neste korsvei.

==========


I sommerutgaven av Arkivråd skrev jeg en artikkel etter et frokostmøte i region øst der tema var hva det vil si at lovene som angår oss mest i arkivdanningen aldri blir tema i saker som går for domstolene. Dette innebærer jo at vi ikke har noen rettspraksis å støtte oss til når vi skal bruke lovverket, og det skulle vi jo veldig gjerne hatt. Foredragsholder var professor emeritus Jan Fridtjof Bernt.

HER er artikkelen. Den er også publisert i den elektroniske utgaven av Arkivråd, som ligger på Norsk Arkivråds nettsider.

Note that the photos used in the article (inside the PDF) are copyrighted, and not for reuse.



I september i fjor arrangerte Norsk Arkivråd region øst et frokostmøte der jeg fikk lov til å snakke om funnene i bacheloroppgaven min. Foredraget og de to etterfølgende kommentarinnleggene ble filmet, og jeg har nå lagt ut filmen på Internett (YouTube). Den varer i nesten halvannen time.

HER er presentasjonen jeg holdt (lysarkene).

Det var mange deltakere på dette frokostmøtet, og flere på venteliste. Forhåpentligvis synes mange fortsatt at temaet er interessant!

Takk til Stina Ahola som var kamerakvinne for anledningen!


På Norsk Arkivråds konferanse «Ta styringen!» i Trondheim 16. mars 2015 holdt jeg et 45 minutter langt foredrag om funksjonsbasert analyse og metodetilnærming: Hva er funksjonsbasert analyse og metodetilnærming egentlig?

I foredraget gikk jeg gjennom betydningen av noen sentrale begreper: Funksjon, aktivitet, transaksjon, prosess, analyse, analysemetode og funksjonsanalyse, og så prøvde jeg å se alle disse ordene i sammenheng: Hvordan forholder de seg til hverandre? Jeg viste også noen eksempler på hvordan man kan visualisere analyseresultatene sine i noen helt enkle tegninger/skisser. Deretter gikk jeg gjennom et par av de mest brukte teoretiske rammeverkene vi har (på verdensbasis), da macroappraisal og ISO 15489.

Hovedbudskapet var ganske enkelt at det er ikke nødvendigvis sånn at dette må gjøres så veldig omfattende og komplisert for å gi et godt resultat.

HER er presentasjonen jeg holdt (lysarkene). Den er også publisert på Norsk Arkivråds nettsider, sammen med alle andre foredrag fra konferansen!


I årets første utgave av Arkivråd skrev jeg en bokomtale om den (relativt) nye boken «Dokumentasjonsforvaltning og arkiv i det 21. århundre», som består av en samling artikler skrevet av tidligere lærere ved Arkivakademiet, da før Arkivakademiet ble overført til Høgskolen i Oslo og Akershus.

HER er bokomtalen. Den er også publisert i den elektroniske utgaven av Arkivråd, som er publisert på Norsk Arkivråds nettsider.