Mer åpenhet? Mer arkiv!

For litt siden skrev jeg på Twitter at nok en minister er felt av manglende journalføring av e-post. Jeg tenkte naturligvis først og fremst på Audun Lysbakken, dernest på Manuela Ramin Osmundsen. Jeg innser selvfølgelig at denne påstanden er lite nyansert, og at det ikke er manglende journalføring i seg selv som feller. Om det hadde vært tilfellet, ville vi nok knapt hatt en eneste minister igjen.

Lysbakken har gitt departementspenger til folk han kjenner og/eller er venn med. I tillegg har han unnlatt å dokumentere handlingene sine på journal. Osmundsen forsøkte å ansette en mer eller mindre nær venninne som barneombud. Ingen ledd i ansettelsesprosessen ble dokumentert på journal. Det finnes flere eksempler.

E-post og sms må i mange tilfeller journalføres. Arkivloven og offentlighetsloven er tydelige på dette. Mediet er ikke relevant, det er innholdet som avgjør hvorvidt noe skal på journal eller ikke. Dersom innholdet har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling (følgelig om innholdet er et resultat av saksbehandling), skal korrespondansen journalføres. Lysbakken sier han har søkt gjennom flere millioner e-poster på leting etter de som dokumenterer tildelingsprosessene i BLD. Hvor mange av disse e-postene har vært på journal? Hvor mange burde ha vært på journal? Hvordan står det til med journalføring (og arkivering) av e-post ellers i forvaltningen? Er tilstanden den samme overalt? Er det i det hele tatt noen som vet noe sikkert om dette?

Jeg lurer på om det er slik at dersom man oppdager kritikkverdige forhold i offentlige organ, så vil man alltid kunne legge manglende (eller i beste fall mangelfull) journalføring på toppen. Og følgelig om flere kritikkverdige forhold ville blitt oppdaget dersom flere e-poster og sms-er hadde vært på journal. En naturlig antakelse er at det ville vært færre kritikkverdige forhold å oppdage dersom journalføringsreglene ble håndhevet absolutt. Kanskje tenker man seg om før man handler dersom man vet at alt man gjør blir gjenstand for en kontinuerlig synlighet. I det ligger også kjernen i offentlighetslovverket. Og kjernen i dette lovverket er en del av kjernen i demokratiet. Nettopp derfor er det viktig at den lemfeldige befatningen opphører. Det er på tide.

—

Arkivarprofesjonen er generelt lite synlige i disse debattene. Det er det grunn til å gjøre noe med, slik Norsk arkivråd forsøker, f.eks. her. Arkivrådet peker på tradisjonalistenes enevelde i arkiv-Norge, i det at arkivdanningen får lite oppmerksomhet sammenliknet med arkivbevaringen og det tilhørende historiske aspektet. Jeg vet ikke hva som er best, men jeg er sikker på en ting: hvis ikke kvaliteten på arkivdanningen heves, vil bevaringen ikke være spesielt ressurskrevende om noen år. Litt på siden av, men i samme gate som riksarkivar Ivar Fonnes’ bekymringer i Aftenposten i 2008. Fortsatt dagsaktuelle, 4 år senere.