Arkiv

Miscellaneous posts

I recently achieved a Prince2 project management certification (the foundation part). The process consisted of a three-day course with an exam at the end of the third day. I passed the exam, and had only 10 out of 70 questions wrong, which I think is fairly good. To pass, you need to have answered at least half of the questions correctly, and I was luckily well beyond that.

The Prince2 method is an adaptable framework that offers best practice guidance on project management. Prince2 stands for «PRojects IN Controlled Environments. It has its origin in the UK, but is widely recognized and extensively used in other parts of the world as well (including Norway).

My impression is that a lot of what Prince2 is made up of is common sense. It thoroughly emphasizes documentation routines, and gives you clear guidelines on how to best document what you do (which I like very much). The structure and control that it advocates is also very much to my liking. Nothing left to chance!

After theory comes practice though, and I hope I will be able to use the Prince2 method in Projects in the future. Preferably before all is forgotten!

I downloaded my score chart after the exam, and although I certainly have some areas that need work, I am satisfied with my results. You can view the score chart HERE, and my official certificate HERE.


I recently completed the Harvard EdX course «Leaders of learning», a MOOC where the students are to explore and understand their own theories of learning and leadership, and gain the tools to imagine and build the future of learning: «All of us carry explicit or implicit theories of learning. They manifest themselves in the ways we learn, the ways we teach, and the ways we think about leadership and learning.»

Since I have been doing some teaching as a course instructor for the Norwegian Society of Records Managers and Archivists in their courses about the Norwegian freedom of information act, I thought this Harvard EdX course might help me broaden my view of teaching, and give me a foundation that I can build on later.

Leaders of learning did not provide a lot of (if any) theory on pedagogy, which I somewhat missed, but it did help clarify my own theories: which modes of teaching and learning that I am most comfortable with (and as my clear preference is «the distributed individual» (one of the four teaching and learning «quadrants»), MOOCs are right up my alley).

Subsequently, Leaders of learning opened my eyes to the fact that different people learn in different ways – what works for me might not work as well for someone else. Of course, this is (or at least should be) obvious, but I had never really reflected on it before. And to that effect alone, Leaders of learning was well worth the effort!


Denne høsten byr på forandringer for min del – jeg har nettopp begynt i ny jobb, og jeg nærmer meg ferdig med bachelorstudiene ved Høgskolen i Oslo og Akershus (nå gjenstår «bare» noen valgfag).

Forandringer inspirerer gjerne til opprydding (i alle fall for min del), og blant tingene jeg har kommet over i den siste tidens ryddesjau, er et notat jeg lagde til et jobbmøte om håndtering av avtaledokumenter, som jeg synes det er verdt å dele deler av her på bloggen!

Da Luciana Duranti gjestet Oslo høsten 2013, var det flere ting som (i alle fall faglig sett) falt på plass hos meg. Det viktigste var kanskje at gjenbruk er bonus: arkivets fullstendighet og arkivdokumentenes autentisitet og integritet må alltid komme først – og klarer man å ivareta dette, vil alt annet følge naturlig. Gjenbruk er lett når man finner det man trenger, og det er lett å finne det man trenger når arkivet er komplett og skikkelig ordnet – og nettopp dette er lett å miste av syne når man vikler seg inn i diskusjoner om søkemotorer og søkefunksjonalitet, og diverse mer eller mindre innovative former for (sosial) bruk av arkivmaterialet.

Her er noen punkter fra notatet:

  • Hver eneste bit av en prosess genererer potensielt et stykke informasjon som må forvaltes som arkiv.
  • Det finnes ingen original digital versjon av et dokument. Når vi skanner, lager vi en kopi. En utskrift av kopien gir oss en ny kopi, og en kopi kan ikke alene fungere som bevis på noe som helst: det er systemet, inkludert prosessbeskrivelsen, som gir kopien bevisverdi.
  • Når en prosessbeskrivelse sier at et dokument skal bli til på en bestemt måte, har vi skapt en referanseramme som vi (i ettertid) kan bruke til å sannsynliggjøre dokumentets ekthet. Når vi beskriver prosessen som resulterer i at en avtale er inngått, må vi definere hvert enkelt prosessteg og hver enkelt transaksjon, samt hvilke arkivdokumenter som oppstår som følge av at transaksjonen finner sted. Deretter må vi bestemme hvilke(t) format arkivdokumentene skal være i, hvordan de skal lagres, hvem som skal ha tilgang til dem, og hvor lenge de skal tas vare på. (En god metode for dette finner man for øvrig i ISO 26122 «Work process analysis for records».)
  • Tillit er subjektivt, det vi driver med er sannsynliggjøring! Den som vinner tvisten, er den som i størst grad er i stand til å sannsynliggjøre sannhetsgehalten i egen påstand. Hva betyr for eksempel «dokumentert effekt»? Hvis jeg tar en lapp og skriver på den at jeg spiser et eple om dagen, og derfor er jeg frisk, så har jeg ikke bevist at det er eplet som gjør at jeg er frisk. Andre elementer må underbygge påstanden, og systemet som styrer måten man har kommet frem til påstanden på, er sentralt i underbyggingen. Det er måten vi legger opp og dokumenterer prosessen frem til resultatet som vil sikre resultatets troverdighet. Og det er det arkivsystemet er til for – med enkel gjenfinning som bonus.
  • Vi skal dokumentere autoriserte endringer og hindre uautoriserte endringer. (Dette smarte utsagnet kan jeg ikke ta kred for selv, det er et sitat fra en forelesning som Anne-Kristian Groven holdt ved HiOA i vår.)
  • Det er stor uenighet om hvor mye og hvilke metadata som er må til for at man skal kunne ha tillit til et dokument. Likevel blir det aldri så galt som hvis man bare støtter seg til enkeltpersoners vitnemål, istedenfor (og/eller fremfor) metadata og system.


Flere mer eller mindre ferske arkivstudenter har i det siste tatt kontakt med meg med ulike spørsmål om eksamen, hjemmeeksamen, oppgaveskriving og andre studierelaterte ting, og jeg tenkte derfor at det muligens kan være nyttig at jeg skriver om det her på bloggen, istedenfor bare å svare en og en.

Organisering
Uansett om det er eksamen, hjemmeeksamen, et arbeidskrav eller en artikkel man skal skrive, må man bruke kilder (unntaket er kanskje hvis man skriver et essay eller andre mer personlige tekster). For å finne frem til kildene, trenger man litt orden og system. Biblioteket er fint, men biblioteket har ikke alle artiklene som man leser i løpet av den tiden man er arkivstudent – de må man holde styr på selv.

Jeg har et regneark der jeg registrerer alle artikler jeg leser med tittel, forfatter, årstall og hvor jeg har lagret teksten (jeg må innrømme at jeg har de fleste på papir, men det er jo ikke nødvendigvis den beste løsningen for alle). Det har etter hvert blitt en del tekster, hvilket også gjør at jeg nå har mulighet til å søke i regnearket både når jeg er på jakt etter konkrete tekster og når jeg trenger inspirasjon.

Skriveprosess
Det første jeg gjør når jeg skal starte et skrivearbeid i studiesammenheng, er å lese oppgaven nøye, streke under sentrale ord, og sørge for at jeg har klart for meg hva det spørres etter. Hele poenget er å svare på oppgaveteksten, og hvis man ikke klarer det, spiller det liten rolle om det man har skrevet er aldri så genialt.

Deretter pleier jeg å gå gjennom det jeg har av litteratur om emnet (jf. ovenfor om regnearket mitt). Det er bare positivt å bruke kilder som ikke står på pensum, og etter mitt skjønn er det også helt nødvendig i de fleste tilfeller (pensum er begrenset og kanskje ikke alltid like oppdatert..). Det samme gjelder kilder som avisartikler av nyere dato og fagartikler fra andre mer eller mindre beslektede disipliner – om ikke det faglige er direkte relevant, så er det ofte mulig å trekke paralleller på en eller annen måte.

Når jeg har funnet frem til aktuell litteratur, lager jeg en grov disposisjon, som stort sett bare er en liste over ting jeg må, vil eller kan ha med i teksten (det vil si at jeg drodler først og så spisser det seg til etter hvert). Det viktigste spørsmålet i den sammenhengen er «Hva er det jeg vil si?», som jeg stiller meg selv igjen og igjen; før jeg begynner å skrive, etter hvert som teksten tar form, og også etterpå. Her kan det være nyttig å skjenke noen tanker til slutten av teksten allerede i starten, ettersom det gjerne er til slutt at man samler trådene og presiserer budskapet – men der er nok folk forskjellige. Uansett bør man ha en viss ide om hva det er man vil med det man skriver, hva man vil formidle, og hva man mener – for ja, det er lov å ha en mening, så lenge den er begrunnet og ikke faglig feil.

Så går jeg gjennom litteraturen jeg har funnet frem og merker aktuelle avsnitt med postitlapper, gul tusj og liknende. Hvis jeg står fast underveis i skrivingen, kan jeg bla litt og lese der jeg har merket av, og da kommer jeg som regel videre.

Når jeg begynner å skrive, starter jeg alltid med innledningen, der beskriver jeg hva jeg har tenkt å si/gjøre (for eksempel «I denne teksten vil jeg …»), og den tråden plukker jeg opp i avslutningen (for eksempel «I denne teksten har jeg vist at …») (disse eksemplene er ganske uinspirerte, men poenget er vel ganske klart likevel). Hvis jeg får en god ide underveis til andre deler av teksten (for eksempel en god formulering til avslutningen), så skriver jeg den ned med en gang, så jeg ikke glemmer den.

Hvis det er vanskelig å komme i gang med skrivingen, er det fint å kunne lete etter inspirasjon i kildene man har funnet frem, men det beste er rett og slett å skrive noe. Om første setning er «Det kan være vanskelig for ferske studenter å skrive gode akademiske tekster.», så er det greit, da han man i alle fall kommet i gang. Alt kan endres etterpå.

Sitater og henvisninger
Ved HiOA brukes APA, som det står mer om her. Det beste er naturligvis å føre kildene inn i litteraturlisten med en gang man har sitert, ettersom det er utrolig tungt i ettertid å begynne å nøste opp i hvor man fant de ulike sitatene, og da er det også større sjanse for at man glemmer noe, og dermed risikerer å bli tatt for fusk. Så gjør det fortløpende, og få en mer avslappet skriveprosess og et bedre kvalitetssikret sluttresultat!

Layout og språk

  • Blokkjuster. Det ser ryddigere ut.
  • Vær konsekvent med overskrifter og underoverskrifter. Endre den fryktelige Word-blåfargen til sort.
  • Vær konsekvent med hvordan du siterer (innrykk, hermetegn, kursiv).
  • Bruk de korteste preposisjonene: skriv «om» fremfor «vedrørende» og «angående».
  • Skriv aldri «i forhold til» eller «rundt» (vi diskuterer ikke rundt noe (uproduktivt!) eller i forhold til noe, vi diskuterer noe, vi har ikke en diskusjon rundt noe (fortsatt uproduktivt), vi har en diskusjon om noe).
  • Det er forskjell på bindestrek og tankestrek.
  • Lær sær- og samskrivingsreglene (se for eksempel korrekturavdelingen.no.
  • Bruk ordbok, for eksempel Bokmålsordboka/Nynorskordboka på nett.

Obligatorisk litteratur for arkivstudenter
Alle som studerer arkiv vil ha nytte av Jørgen H. Marthinsens bok «Arkivteori – en innføring», og Børge Strands «Digital archives in historical research». Begge fås kjøpt fra arkivverket.no. Det finnes en masse annen litteratur som er nyttig, så klart, men disse to er sikre som banken.



Lykke til med skrivingen!


I recently discovered that I suck at proofreading. At least I think I do. And the only way to stop sucking at something, is to practice it. A lot. But how do you practice something that you (obviously) don’t know how to do? You’ll need a method, guide or step-by-step plan of some sort. Here’s how I intend to do it from now on:

1) Leave it. If it’s my own text that needs proofreading, I’m going to leave it for a day or two (or more), and come back to it when it’s less fresh in my mind. Not always possible of course, but still a good rule.

2) Print it. On paper, that is. The environment might suffer some, but your text will benefit. Only reading it on a computer screen will normally not get you where you need to be – at least in terms of proofreading – you’re more likely to overlook errors. Be sure to do both though, as reading the text on different formats might let you spot different errors.

3) Read one sentence at a time. OUT LOUD. Then read it backwards. Look at every word. Cover the rest of the text with white sheets of paper to isolate the sentence you’re concentrating on. The point of this is to eliminate distracting typographical errors before you move on.

4) Read one paragraph at a time. Out loud. Concentrate on sentence structure, punctuation and grammatical errors.

5) Investigate. Are there words in the text that you don’t understand? Other facts that might be wrong? Find out.

6) Read through the whole text. Preferably out loud. Does the text make sense? Do the words make sense in the context they’re used in? (I tend to write the opposite of what I actually mean. Recently, I used the word static where it should have said dynamic, and I didn’t notice it until someone else pointed it out.) Should something be moved to somewhere else, elaborated on or simply deleted? Be aware though, when dealing with other people’s texts, that proofreading doesn’t necessarily mean changing the text to suit your own preferences. The fact that you don’t like a particular word, or a particular sentence structure, doesn’t make it wrong. You are not writing-god (and yes, this can be hard to accept).

7) Repeat. Go through steps 1-6 again. At least a couple of times. More if you want to be thorough. OK, no. 5 might not need repeating over and over again, but the others do.

TOOLS
You’ll need to use tools, both to proofread correctly and to optimize the text (if it’s your own). Here are some resources:

  • Google Translate. Doesn’t always get things right, but can be helpful all the same. I often translate back and forth a few times to try to make sure I’ve got it right. (This is probably only useful if you’re bi- og multilingual.)
  • Merriam Webster. English dictionary. Loaded with ads. (I only use this when my Google Translate-strategy fails me).
  • Norwegian dictionary. Mandatory for Norwegians. Will also provide you with the different inflections of each word, should you need it. (Now, I used Google Translate, Merriam Webster and the Norwegian dictionary to find the word inflection. I assume it’s fairly correct, but since I’m not sure, I should probably investigate further, as instructed by myself in no. 5 above. I’ll do it tomorrow. Or some other day. Or perhaps I’ll just wait until someone tells me it’s wrong. Which most likely will never happen.)
  • Korrekturavdelingen. Deals with Norwegian grammar and other textual stuff. Will tell you that what you thought was right, is actually wrong. Enjoy.
  • Store norske leksikon på nett. Encyclopedia in Norwegian. Very useful (for Norwegians). Also has a fun blog, Lille norske, and nice photos on the search page.

OTHER RESOURCES
I’ve used a few other internet resources to write this blog post, be sure to visit them as well:

Need more? Try googling «blog proofreading» or «amateur proofreading». You’ll find tons of resources. Help is out there…

THINK YOU’RE DONE?
«Read through your text several times, concentrating first on sentence structures, then word choice, then spelling, and finally punctuation. As the saying goes, if you look for trouble, you’re likely to find it.»


Jeg synes det er utfordrende å få med seg alt som foregår på arkivfeltet (tro det eller ei – det er faktisk en del!). I løpet av de siste årene har jeg etter hvert blitt godt kjent med hvilke nettsider som jevnlig publiserer leseverdig innhold og hvilke personer, virksomheter og organisasjoner det er verdt å følge med på. For en tid tilbake gikk jeg inn for å formidle all denne informasjonen til meg selv på en håndterbar måte, og det har vist seg ikke akkurat å være verdens enkleste øvelse.

Første ledd i prosessen var selvfølgelig å samle alle ressursene (lenkene) til sidene jeg ville følge med på. Flere av disse har jeg hatt som kontinuerlig åpne faner i nettleseren(e) min(e) over lengre tid. Det har fungert ganske dårlig. Jeg har prøvd meg på å lage avtaler i kalenderen min med alle lenkene i, og jeg har den siste uken vært innom paper.li, scoop.it, Pinterest, Google+, Google Reader og til slutt iGoogle (Google-hjemmeside).

Jeg ønsker meg noe som gir meg den informasjonen jeg vil ha på en visuelt relativt attraktiv måte, og som kun er ett sted, altså at jeg slipper å klikke på en og en lenke for å sjekke om det er kommet noe nytt som kanskje er interessant. Jeg vil heller ikke ende opp med en masse e-post – som jeg likevel aldri rekker å lese – med mer eller mindre interessante abonnementsnyheter.

«Vinneren»: iGoogle.
På hjemmesiden min har jeg googlesøk øverst i bildet og rss-feeds fra de sidene jeg har abonnert på i skjermbildet under. Siden kan settes opp på forskjellige måter, og man kan legge til alt mulig av innhold. Jeg har f.eks. lagt til Dilbert og været. Også gmail kan legges til, men jeg syntes det ble litt rotete.

Google Reader er et annet alternativ, med et litt mer effektivt preg over seg – altså ikke særlig vakkert. Jeg vil helst ha nyhetene mine litt pene jeg.. Sånn er det bare :)