Forandringer

Denne høsten byr på forandringer for min del – jeg har nettopp begynt i ny jobb, og jeg nærmer meg ferdig med bachelorstudiene ved Høgskolen i Oslo og Akershus (nå gjenstår «bare» noen valgfag).

Forandringer inspirerer gjerne til opprydding (i alle fall for min del), og blant tingene jeg har kommet over i den siste tidens ryddesjau, er et notat jeg lagde til et jobbmøte om håndtering av avtaledokumenter, som jeg synes det er verdt å dele deler av her på bloggen!

Da Luciana Duranti gjestet Oslo høsten 2013, var det flere ting som (i alle fall faglig sett) falt på plass hos meg. Det viktigste var kanskje at gjenbruk er bonus: arkivets fullstendighet og arkivdokumentenes autentisitet og integritet må alltid komme først – og klarer man å ivareta dette, vil alt annet følge naturlig. Gjenbruk er lett når man finner det man trenger, og det er lett å finne det man trenger når arkivet er komplett og skikkelig ordnet – og nettopp dette er lett å miste av syne når man vikler seg inn i diskusjoner om søkemotorer og søkefunksjonalitet, og diverse mer eller mindre innovative former for (sosial) bruk av arkivmaterialet.

Her er noen punkter fra notatet:

• Hver eneste bit av en prosess genererer potensielt et stykke informasjon som må forvaltes som arkiv.
• Det finnes ingen original digital versjon av et dokument. Når vi skanner, lager vi en kopi. En utskrift av kopien gir oss en ny kopi, og en kopi kan ikke alene fungere som bevis på noe som helst: det er systemet, inkludert prosessbeskrivelsen, som gir kopien bevisverdi.
• Når en prosessbeskrivelse sier at et dokument skal bli til på en bestemt måte, har vi skapt en referanseramme som vi (i ettertid) kan bruke til å sannsynliggjøre dokumentets ekthet. Når vi beskriver prosessen som resulterer i at en avtale er inngått, må vi definere hvert enkelt prosessteg og hver enkelt transaksjon, samt hvilke arkivdokumenter som oppstår som følge av at transaksjonen finner sted. Deretter må vi bestemme hvilke(t) format arkivdokumentene skal være i, hvordan de skal lagres, hvem som skal ha tilgang til dem, og hvor lenge de skal tas vare på. (En god metode for dette finner man for øvrig i ISO 26122 «Work process analysis for records».)
• Tillit er subjektivt, det vi driver med er sannsynliggjøring! Den som vinner tvisten, er den som i størst grad er i stand til å sannsynliggjøre sannhetsgehalten i egen påstand. Hva betyr for eksempel «dokumentert effekt»? Hvis jeg tar en lapp og skriver på den at jeg spiser et eple om dagen, og derfor er jeg frisk, så har jeg ikke bevist at det er eplet som gjør at jeg er frisk. Andre elementer må underbygge påstanden, og systemet som styrer måten man har kommet frem til påstanden på, er sentralt i underbyggingen. Det er måten vi legger opp og dokumenterer prosessen frem til resultatet som vil sikre resultatets troverdighet. Og det er det arkivsystemet er til for – med enkel gjenfinning som bonus.
• Vi skal dokumentere autoriserte endringer og hindre uautoriserte endringer. (Dette smarte utsagnet kan jeg ikke ta kred for selv, det er et sitat fra en forelesning som Arne-Kristian Groven holdt ved HiOA i vår.)
• Det er stor uenighet om hvor mye og hvilke metadata som er må til for at man skal kunne ha tillit til et dokument. Likevel blir det aldri så galt som hvis man bare støtter seg til enkeltpersoners vitnemål, istedenfor (og/eller fremfor) metadata og system.