Arkiv

Archival education/my studies

Encyclopedia of Archival ScienceI recently bought the «Encyclopedia of Archival Science», edited by Luciana Duranti and Patricia C. Franks and published earlier this year. I have to say I am very impressed by this book, to the point that I feel a little sad that I did not have it earlier – it would undoubtedly have made a useful addition to the scholarly literature that I have had to plough through during the last few years of studies.

In the preface, the editors state that «[t]he purpose of this Encyclopedia is to present the various and evolving interpretations and perspectives on archival concepts, principles, and practices.» Several different writers have contributed, and the articles (154 in total) are of varying lengths. I am sure that there are topics that have not been addressed that should have been, or entries that could have been left out. Nor should it be viewed as a book that has all the correct answers to all of our questions – however – being the first of its kind (printed encyclopedia) in the archival / records management field, it is a treat to have, and a treat to read!

I ordered my encyclopedia on Amazon. You can find it HERE. There is also a Kindle version that I have only tried the sample of, but it seems to work very well, so that might be an alternative for those who have (and use) a Kindle.


«Informasjonsarkitektur» høres så flott ut. Informasjonens arkitektur. Det må jo være i alle fall litt midt i blinken for meg, tenkte jeg da jeg lette etter valgfag for å fylle opp studiepoengskvoten i graden min. Kanskje burde jeg lest beskrivelsen av emnet nøyere, for jeg ble ganske overrasket over hvor ufattelig lite relevant og [sett inn hvilket som helst superlativ] dette var. Det hele toppet seg da foreleser (i fullt alvor) fortalte tilhørerne at «[d]et er forskjell på å være et tre og å være en blomst». Det sto til og med på foilen hennes, og jeg begynte nesten å gråte.

Eksamen besto av to innleveringer, hvorav den første telte 40 % og den andre 60 %. Begge innleveringene dreide seg om informasjonsarkitektur på nettsted, og jeg valgte meg arkivverket.no som kandidat for mine analyser.

Her er oppgaveteksten til eksamen del 1.
Her er min besvarelse av eksamens del 1.
Sensors kommentar til min besvarelse (del 1) var som følger:

    «Velskrevet. Beskriver brukergrppene på en god måte (komplekst nettsted). Forstår nettsidens domene. Bruker relevante deler av pensum for å besvare oppgaven. Litt upresis beskrivelse av fullstendighet og presisjon. Bruker relevante og gode eksempler i avsnitt om søk. Kunne gått mer grundig til verks i avnittet om forbedringer, men kommer riktignok inn på tema i andre deler av oppgaven. Grupperingsmetoder: kunne sagt noe om hva slags kategorier som er valgt, og hvordan dette er sortert. Forskningsoppgaven: skriver veldig mye om søkeprosessen, blir litt vel omfattende. Blir litt mye direktesitat – bruk heller egne ord til oppsummere resultatene fra artiklene. Generelt: en jevnt over sterk besvarelse, og studenten viser veldig god forståelse av faget sentrale emner. Studenten viser veldig god formidlingsevne og har levert en veldig ryddig, godt strukturert besvarelse. Sentrale faguttrykk forklares godt, men kildehenvisninger gjennom hele oppgaven. Noen oppgaver kunne vært utdypet i noe mer detalj (se eksempler over).»

Her er oppgaveteksten til eksamen del 2.
Og her er min besvarelse av eksamen del 2.
Denne fikk jeg ingen kommentar på.

Uansett, resultatet ble A, og det skal jeg så visst klare å leve godt med resten av livet (selv om både kurs og læringsutbytte virkelig ikke var noe å skrive hjem om).


I september i fjor arrangerte Norsk Arkivråd region øst et frokostmøte der jeg fikk lov til å snakke om funnene i bacheloroppgaven min. Foredraget og de to etterfølgende kommentarinnleggene ble filmet, og jeg har nå lagt ut filmen på Internett (YouTube). Den varer i nesten halvannen time.

HER er presentasjonen jeg holdt (lysarkene).

Det var mange deltakere på dette frokostmøtet, og flere på venteliste. Forhåpentligvis synes mange fortsatt at temaet er interessant!

Takk til Stina Ahola som var kamerakvinne for anledningen!


Denne høsten har jeg tatt emnet Offentlige anskaffelser ved Høgskolen i Oslo og Akershus, som har handlet om anskaffelsesregelverket som gjelder for offentlige innkjøpere (lov og forskrift om offentlige anskaffelser).

Eksamen er avlagt og resultatet ble A! HER er oppgaveteksten og HER er besvarelsen min.

I forkant av eksamen lagde jeg meg en veiledning der jeg listet opp noen av de rettslige problemstillingene som kunne dukke opp i oppgaven. Jeg er glad det var en eksamen der man kunne ha med alle hjelpemidler, for veiledningen viste seg å være fullstendig uvurderlig! Den er HER.

God lesning for de som måtte være interesserte!


For litt siden skrev jeg om bacheloroppgaven min om journalføringskriteriene «gjenstand for saksbehandling» og «verdi som dokumentasjon» til en artikkel, som nå er publisert i Tidsskriftet Arkiv, som en fagfellevurdert artikkel.

Tidsskriftet Arkiv ble lansert i ny drakt nylig, og det er gledelig å være blant de første som er publisert artikkelforfatter i det «nye» tidsskriftet!

Artikkelen finner du HER (PDF-fil), og så klart på nettsidene til Tidsskriftet Arkiv!


Denne høsten byr på forandringer for min del – jeg har nettopp begynt i ny jobb, og jeg nærmer meg ferdig med bachelorstudiene ved Høgskolen i Oslo og Akershus (nå gjenstår «bare» noen valgfag).

Forandringer inspirerer gjerne til opprydding (i alle fall for min del), og blant tingene jeg har kommet over i den siste tidens ryddesjau, er et notat jeg lagde til et jobbmøte om håndtering av avtaledokumenter, som jeg synes det er verdt å dele deler av her på bloggen!

Da Luciana Duranti gjestet Oslo høsten 2013, var det flere ting som (i alle fall faglig sett) falt på plass hos meg. Det viktigste var kanskje at gjenbruk er bonus: arkivets fullstendighet og arkivdokumentenes autentisitet og integritet må alltid komme først – og klarer man å ivareta dette, vil alt annet følge naturlig. Gjenbruk er lett når man finner det man trenger, og det er lett å finne det man trenger når arkivet er komplett og skikkelig ordnet – og nettopp dette er lett å miste av syne når man vikler seg inn i diskusjoner om søkemotorer og søkefunksjonalitet, og diverse mer eller mindre innovative former for (sosial) bruk av arkivmaterialet.

Her er noen punkter fra notatet:

  • Hver eneste bit av en prosess genererer potensielt et stykke informasjon som må forvaltes som arkiv.
  • Det finnes ingen original digital versjon av et dokument. Når vi skanner, lager vi en kopi. En utskrift av kopien gir oss en ny kopi, og en kopi kan ikke alene fungere som bevis på noe som helst: det er systemet, inkludert prosessbeskrivelsen, som gir kopien bevisverdi.
  • Når en prosessbeskrivelse sier at et dokument skal bli til på en bestemt måte, har vi skapt en referanseramme som vi (i ettertid) kan bruke til å sannsynliggjøre dokumentets ekthet. Når vi beskriver prosessen som resulterer i at en avtale er inngått, må vi definere hvert enkelt prosessteg og hver enkelt transaksjon, samt hvilke arkivdokumenter som oppstår som følge av at transaksjonen finner sted. Deretter må vi bestemme hvilke(t) format arkivdokumentene skal være i, hvordan de skal lagres, hvem som skal ha tilgang til dem, og hvor lenge de skal tas vare på. (En god metode for dette finner man for øvrig i ISO 26122 «Work process analysis for records».)
  • Tillit er subjektivt, det vi driver med er sannsynliggjøring! Den som vinner tvisten, er den som i størst grad er i stand til å sannsynliggjøre sannhetsgehalten i egen påstand. Hva betyr for eksempel «dokumentert effekt»? Hvis jeg tar en lapp og skriver på den at jeg spiser et eple om dagen, og derfor er jeg frisk, så har jeg ikke bevist at det er eplet som gjør at jeg er frisk. Andre elementer må underbygge påstanden, og systemet som styrer måten man har kommet frem til påstanden på, er sentralt i underbyggingen. Det er måten vi legger opp og dokumenterer prosessen frem til resultatet som vil sikre resultatets troverdighet. Og det er det arkivsystemet er til for – med enkel gjenfinning som bonus.
  • Vi skal dokumentere autoriserte endringer og hindre uautoriserte endringer. (Dette smarte utsagnet kan jeg ikke ta kred for selv, det er et sitat fra en forelesning som Arne-Kristian Groven holdt ved HiOA i vår.)
  • Det er stor uenighet om hvor mye og hvilke metadata som er må til for at man skal kunne ha tillit til et dokument. Likevel blir det aldri så galt som hvis man bare støtter seg til enkeltpersoners vitnemål, istedenfor (og/eller fremfor) metadata og system.

 

I emnet Digitalt depot, som jeg har tatt i vår ved Høgskolen i Oslo og Akershus, besto eksamen av å levere inn en semesteroppgave i tre deler. I første del har jeg skrevet om SIARD, og hva som er forskjellen på SIARD-uttrekk og uttrekk fra databaser som er laget etter spesifikasjonene i Noark (Noark-4 og Noark 5). I andre del har jeg drøftet påstanden om at gjenfinning er viktig, men også utfordrende, i depotsammenheng. I tredje del har jeg først drøftet autentisitet i et depotperspektiv, og deretter diskutert OAIS’ rolle i depot, herunder at modellen kan realiseres på ulike måter.

Her er besvarelsen. Resultatet ble A!