I den siste utgaven av Arkivråd i 2015 skrev jeg en artikkel om bruk av revisjon (audit) som verktøy i arkivdanningen. Inspirasjonen var et kurs med Tine Weirsøe i Scandinavian Information Audit i København i juni 2015.

HER er artikkelen. Den er også publisert i den elektroniske utgaven av Arkivråd, som er tilgjengelig via Norsk Arkivråds nettsider.

Note that the photos used in the article (inside the PDF) are copyrighted, and not for reuse.


Encyclopedia of Archival ScienceI recently bought the «Encyclopedia of Archival Science», edited by Luciana Duranti and Patricia C. Franks and published earlier this year. I have to say I am very impressed by this book, to the point that I feel a little sad that I did not have it earlier – it would undoubtedly have made a useful addition to the scholarly literature that I have had to plough through during the last few years of studies.

In the preface, the editors state that «[t]he purpose of this Encyclopedia is to present the various and evolving interpretations and perspectives on archival concepts, principles, and practices.» Several different writers have contributed, and the articles (154 in total) are of varying lengths. I am sure that there are topics that have not been addressed that should have been, or entries that could have been left out. Nor should it be viewed as a book that has all the correct answers to all of our questions – however – being the first of its kind (printed encyclopedia) in the archival / records management field, it is a treat to have, and a treat to read!

I ordered my encyclopedia on Amazon. You can find it HERE. There is also a Kindle version that I have only tried the sample of, but it seems to work very well, so that might be an alternative for those who have (and use) a Kindle.


I recently had the pleasure of attending this year’s ARMA Live! Annual Conference & Expo in Washington D.C. At the same time I got to visit the US for the very first time – and that was in itself a very interesting experience!

I have now returned home, and have written a travel letter touching on a few of the topics that were addressed during these three, busy days. It is written in Norwegian, and is published on the Norwegian Society of Records Managers and Archivists’ website, HERE. The text also follows below.

==========

REISEBREV FRA ARMA-KONFERANSEN 2015 I WASHINGTON D.C

ARMA-konferansen 2015 ble avholdt 5.-7. oktober i Washington D.C. i USA. Jeg hadde gleden av å delta, og fikk i samme slengen min første tur til USA noensinne – det alene en ytterst interessant opplevelse!

«ARMA» sto opprinnelig for «the Association of Records Managers and Administrators», men organisasjonens omfang og virke har blitt bredere med årene og nå brukes kun «ARMA International» som betegnelse på virksomheten. ARMA har tusenvis av medlemmer verden over, og har blant annet et omfattende opplærings og sertifiseringstilbud som er tilgjengelig for alle medlemmer (og noen ganger ikke-medlemmer). Svært mange av deltakerne på konferansen var såkalte CRM – Certified Records Managers – en betegnelse som tilsynelatende står høyt i kurs, i alle fall i USA. ARMA feirer 60 år i 2015, og dette gikk så klart ikke upåaktet hen.

Konferansens første dag startet friskt. Nærmere 2000 deltakere var samlet i konferansesalen for å høre key note-foredraget til general Michael Hayden, samt tre kortere foredrag med ulike temaer (og andre foredragsholdere), omtalt som TED-foredrag.

Bob Baird, direktør i ARMA, innledet det hele med noen interessante betraktninger:

– Ledelsen i ARMA har i den senere tid diskutert virksomhetens retning og fokus videre: Skal de konsentrere seg om RIM (Records and Information Management) eller IG (Information Governance) – eller begge deler? Baird fortalte at her er det ingen motsetning; RIM er grunnlaget for alt vi gjør, samtidig må man rette blikket utover, og der finner man (blant annet) IG.
– I tiden fremover vil ARMA styrke medlemsarbeidet til det beste for både nye og eksisterende medlemmer. ARMA har estimert at medlemsmassens hovedandel består av personer som er mer enn 55 år gamle, og dette er så klart uheldig når arbeidsstyrken generelt blir yngre og yngre. ARMA, og alle medlemmene må jobbe for at også nyere generasjoner blir interesserte i å jobbe innenfor fagfeltet!

Før key note-foredraget fikk tilhørerne tre mindre foredrag med ulike temaer i TED-stil, holdt av William Shute, Chief Strategy and Marketing Officer i firmaet Viewpointe, Kon Leong, medstifter og direktør i ZL Technologies og David Gould, WW Director Big Data Solutions i HP.

Shute introduserte begrepet «Information Strength» som «årets begrep» (i fjor var det «Big Data» for alle pengene). Information Strength består av både Information Governance og Information Security – og en virksomhets Information Strength sier noe om hvorvidt virksomheten i tilstrekkelig grad håndterer informasjonen sin på en trygg måte, og på en måte som er tilstrekkelig styrt, slik at man blant annet sikrer etterrettelighet. Bakgrunnen for begrepet er den økende usikkerheten i cyber-verden; virksomheter blir oftere og oftere utsatt for datahacking der informasjon blir stjålet, og dette blir mer og mer risikofylt også for enkeltpersoner. Passordtyveri kan skje, så klart, men mer alvorlig er det hvis uvedkommende klarer å få tak i for eksempel fingeravtrykk – kanskje den mest personlige identifikasjonsformen som finnes. Og nettopp dette har også skjedd; det er for tiden over 5 millioner fingeravtrykk på avveie etter internettangrep – og det er bare de vi vet om!

Shute ble etterfulgt av Kon Leong i ZL Technologies. Han fortalte om hvordan «governance» (som kan oversettes med det norske ordet «styring» eller «styringssystem») og analyse henger tett sammen, selv om dette ikke har fått så mye oppmerksomhet hittil. Leong mener man ikke kan gjøre det ene bra uten det andre, men at de samtidig er som olje og vann; styringssystemene ønsker og legger opp til en reduksjon av dataene, mens analytikerne ønsker seg større datamengder for å få så stabile analyseresultater som mulig. Likevel trenger man å styre dataene skikkelig hvis analysen skal kunne ha god kvalitet – og her kommer de tradisjonelle arkivfaglige temaene som sletting, kassasjon, klassifikasjon og dokumentasjon inn.

David Gould i HP avrundet TED-delen av åpningsseansen. Han var opptatt av store data, og at disse fortsatt er av betydning for arkivfagpersonell; godt organisert informasjon er nøkkelen også når man skal håndtere store data, og godt kjente arkivdanningsprinsipper kan med hell brukes for å etablere programmer som håndtere store data. Ifølge Gould er ikke dette spesielt vanskelig, men det spørs om alle i forsamlingen var enige i akkurat det!

General Michael Hayden holdt key note-foredraget. Han er pensjonert general fra det amerikanske militæret, og har tidligere ledet både CIA og NSA. Han snakket om den delikate balansen mellom frihet og sikkerhet, særlig i etterretningsarbeid, og om fordelene og farene med Internett og cyber-aktivitet. Han kalte cyber-verdenen et eget domene, ved siden av det vi allerede kjenner (fysisk lagring på land). Sikkerhetstiltakene må være helt annerledes, og vi kan ikke ha den samme innstillingen til cyber-sikkerhet som vi har til sikkerhet i mer tradisjonelle lagringsformer; «Things have moved from the desk drawer to the Internet». Det gir nye muligheter, men også nye utfordringer.

Det er ingen tvil om at konferanser i USA er langt mer leverandørdrevet enn konferanser her hjemme. Her er innlegg «Generously sponsored by…» og leverandørene konkurrerer om å holde de beste foredragene/produkspresentasjonene og ha de fineste give away-ene fra leverandørstanden sin. Det er krevende å forholde seg kritisk til informasjonen man får presentert. Samtidig er ARMA uten tvil en av de største kildene til oppdatert informasjon og fremoverlente initiativ innenfor fagfeltet vårt, og er i så måte vel verdt å lytte til.

I USA er det meste stort. Så også konferansehotellet, og da jeg ankom sent søndag kveld, viste det seg at den største utfordringen var å lokalisere resepsjonen for å få sjekket inn. Det endte til slutt med suksess – etter litt av en gåtur og flere heiser hit og dit. Rommet var heldigvis strålende, og med hele to dobbeltsenger! Dette har jeg blitt fortalt at er helt normalt i USA, og jeg passet så klart på å sove i begge sengene under oppholdet.

Neste ARMA-konferanse arrangeres i slutten av september 2016 i San Antonio i Texas. I fjor handlet konferansen om store data, denne gangen beveget vi oss mer mot sikkerhet i cyber-verdenen – mon tro hva som opptar oss ved neste korsvei.

==========


I sommerutgaven av Arkivråd skrev jeg en artikkel etter et frokostmøte i region øst der tema var hva det vil si at lovene som angår oss mest i arkivdanningen aldri blir tema i saker som går for domstolene. Dette innebærer jo at vi ikke har noen rettspraksis å støtte oss til når vi skal bruke lovverket, og det skulle vi jo veldig gjerne hatt. Foredragsholder var professor emeritus Jan Fridtjof Bernt.

HER er artikkelen. Den er også publisert i den elektroniske utgaven av Arkivråd, som ligger på Norsk Arkivråds nettsider.

Note that the photos used in the article (inside the PDF) are copyrighted, and not for reuse.



«Informasjonsarkitektur» høres så flott ut. Informasjonens arkitektur. Det må jo være i alle fall litt midt i blinken for meg, tenkte jeg da jeg lette etter valgfag for å fylle opp studiepoengskvoten i graden min. Kanskje burde jeg lest beskrivelsen av emnet nøyere, for jeg ble ganske overrasket over hvor ufattelig lite relevant og [sett inn hvilket som helst superlativ] dette var. Det hele toppet seg da foreleser (i fullt alvor) fortalte tilhørerne at «[d]et er forskjell på å være et tre og å være en blomst». Det sto til og med på foilen hennes, og jeg begynte nesten å gråte.

Eksamen besto av to innleveringer, hvorav den første telte 40 % og den andre 60 %. Begge innleveringene dreide seg om informasjonsarkitektur på nettsted, og jeg valgte meg arkivverket.no som kandidat for mine analyser.

Her er oppgaveteksten til eksamen del 1.
Her er min besvarelse av eksamens del 1.
Sensors kommentar til min besvarelse (del 1) var som følger:

    «Velskrevet. Beskriver brukergrppene på en god måte (komplekst nettsted). Forstår nettsidens domene. Bruker relevante deler av pensum for å besvare oppgaven. Litt upresis beskrivelse av fullstendighet og presisjon. Bruker relevante og gode eksempler i avsnitt om søk. Kunne gått mer grundig til verks i avnittet om forbedringer, men kommer riktignok inn på tema i andre deler av oppgaven. Grupperingsmetoder: kunne sagt noe om hva slags kategorier som er valgt, og hvordan dette er sortert. Forskningsoppgaven: skriver veldig mye om søkeprosessen, blir litt vel omfattende. Blir litt mye direktesitat – bruk heller egne ord til oppsummere resultatene fra artiklene. Generelt: en jevnt over sterk besvarelse, og studenten viser veldig god forståelse av faget sentrale emner. Studenten viser veldig god formidlingsevne og har levert en veldig ryddig, godt strukturert besvarelse. Sentrale faguttrykk forklares godt, men kildehenvisninger gjennom hele oppgaven. Noen oppgaver kunne vært utdypet i noe mer detalj (se eksempler over).»

Her er oppgaveteksten til eksamen del 2.
Og her er min besvarelse av eksamen del 2.
Denne fikk jeg ingen kommentar på.

Uansett, resultatet ble A, og det skal jeg så visst klare å leve godt med resten av livet (selv om både kurs og læringsutbytte virkelig ikke var noe å skrive hjem om).


I recently achieved a Prince2 project management certification (the foundation part). The process consisted of a three-day course with an exam at the end of the third day. I passed the exam, and had only 10 out of 70 questions wrong, which I think is fairly good. To pass, you need to have answered at least half of the questions correctly, and I was luckily well beyond that.

The Prince2 method is an adaptable framework that offers best practice guidance on project management. Prince2 stands for «PRojects IN Controlled Environments. It has its origin in the UK, but is widely recognized and extensively used in other parts of the world as well (including Norway).

My impression is that a lot of what Prince2 is made up of is common sense. It thoroughly emphasizes documentation routines, and gives you clear guidelines on how to best document what you do (which I like very much). The structure and control that it advocates is also very much to my liking. Nothing left to chance!

After theory comes practice though, and I hope I will be able to use the Prince2 method in Projects in the future. Preferably before all is forgotten!

I downloaded my score chart after the exam, and although I certainly have some areas that need work, I am satisfied with my results. You can view the score chart HERE, and my official certificate HERE.