arkiv

Archives and archival practice

4. september holdt jeg et minikurs i kapittel 3 i offentlighetsloven (unntakskapitlet) på Fagforbundets arkivdager, som arrangeres årlig av Fagforbundets faggruppe arkiv. Jeg tok på meg Norsk Arkivråd-hatt, og prøvde på halvannen time å formidle noe fornuftig og nyttig om lovens unntaksdel, og samtidig understreke at kapittel 3 inneholder nettopp unntak, og at loven som helhet er så veldig mye mer.

Presentasjonen jeg holdt ligger på Fagforbundets nettsider, og også HER. I presentasjonen har jeg blant annet lenket til nyttige ressurser, både Norsk Arkivråd-ressurser og andre ressurser. Mot slutten inkluderte jeg også noen oppgaver i litt quiz-stil, som jeg tror falt i relativt god jord (halvannen time er jo veldig lenge hvis man bare skal sitte stille og følge med).

Av en som ikke deltok på seminaret, men som kjenner noen som gjorde det, har jeg i ettertid blitt fortalt at tilhørerne var veldig fornøyde med foredraget – og det ble jeg så glad for å høre! Ingenting (nesten) er verre enn kjedelige foredrag, så det var godt nytt at i alle fall noen ikke fikk den store gjespen av halvannen time med offentlighetsloven og meg.

Ettersom jeg ikke lenger jobber et sted som er underlagt offentlighetslovverket, og dermed ikke lenger har den daglige kontakten med det, får vi se hva fremtiden bringer av tilsvarende seanser. Det som uansett er sikkert, er at dette er et komplisert lovverk som er utrolig utfordrende å etterleve på en skikkelig og god måte. Det gjør det imidlertid bare enda viktigere at det arrangeres kurs og seminarer og konferanser med offentlighetsloven som tema, og jeg gleder meg over å kunne bidra i slike fora!


I årets sommerutgave av Arkivråd skrev jeg artikkelen «Å redigere eller ikke redigere…», etter en interessant diskusjon på NAs kurs i offentlighetsloven 24. april om hvorvidt man kan eller bør redigere innholdet i e-poster før man arkiverer dem. Her er det mange ulike meninger ute og går, og selv om artikkelen min nok ikke er særlig oppklarende, kan den muligens gi litt «food for thought», som det heter.

Filen ligger her. Hele bladet er også publisert på www.arkivrad.no!

Note that the photos used in the article (inside the PDF) are copyrighted, and not for reuse.


Denne høsten byr på forandringer for min del – jeg har nettopp begynt i ny jobb, og jeg nærmer meg ferdig med bachelorstudiene ved Høgskolen i Oslo og Akershus (nå gjenstår «bare» noen valgfag).

Forandringer inspirerer gjerne til opprydding (i alle fall for min del), og blant tingene jeg har kommet over i den siste tidens ryddesjau, er et notat jeg lagde til et jobbmøte om håndtering av avtaledokumenter, som jeg synes det er verdt å dele deler av her på bloggen!

Da Luciana Duranti gjestet Oslo høsten 2013, var det flere ting som (i alle fall faglig sett) falt på plass hos meg. Det viktigste var kanskje at gjenbruk er bonus: arkivets fullstendighet og arkivdokumentenes autentisitet og integritet må alltid komme først – og klarer man å ivareta dette, vil alt annet følge naturlig. Gjenbruk er lett når man finner det man trenger, og det er lett å finne det man trenger når arkivet er komplett og skikkelig ordnet – og nettopp dette er lett å miste av syne når man vikler seg inn i diskusjoner om søkemotorer og søkefunksjonalitet, og diverse mer eller mindre innovative former for (sosial) bruk av arkivmaterialet.

Her er noen punkter fra notatet:

  • Hver eneste bit av en prosess genererer potensielt et stykke informasjon som må forvaltes som arkiv.
  • Det finnes ingen original digital versjon av et dokument. Når vi skanner, lager vi en kopi. En utskrift av kopien gir oss en ny kopi, og en kopi kan ikke alene fungere som bevis på noe som helst: det er systemet, inkludert prosessbeskrivelsen, som gir kopien bevisverdi.
  • Når en prosessbeskrivelse sier at et dokument skal bli til på en bestemt måte, har vi skapt en referanseramme som vi (i ettertid) kan bruke til å sannsynliggjøre dokumentets ekthet. Når vi beskriver prosessen som resulterer i at en avtale er inngått, må vi definere hvert enkelt prosessteg og hver enkelt transaksjon, samt hvilke arkivdokumenter som oppstår som følge av at transaksjonen finner sted. Deretter må vi bestemme hvilke(t) format arkivdokumentene skal være i, hvordan de skal lagres, hvem som skal ha tilgang til dem, og hvor lenge de skal tas vare på. (En god metode for dette finner man for øvrig i ISO 26122 «Work process analysis for records».)
  • Tillit er subjektivt, det vi driver med er sannsynliggjøring! Den som vinner tvisten, er den som i størst grad er i stand til å sannsynliggjøre sannhetsgehalten i egen påstand. Hva betyr for eksempel «dokumentert effekt»? Hvis jeg tar en lapp og skriver på den at jeg spiser et eple om dagen, og derfor er jeg frisk, så har jeg ikke bevist at det er eplet som gjør at jeg er frisk. Andre elementer må underbygge påstanden, og systemet som styrer måten man har kommet frem til påstanden på, er sentralt i underbyggingen. Det er måten vi legger opp og dokumenterer prosessen frem til resultatet som vil sikre resultatets troverdighet. Og det er det arkivsystemet er til for – med enkel gjenfinning som bonus.
  • Vi skal dokumentere autoriserte endringer og hindre uautoriserte endringer. (Dette smarte utsagnet kan jeg ikke ta kred for selv, det er et sitat fra en forelesning som Arne-Kristian Groven holdt ved HiOA i vår.)
  • Det er stor uenighet om hvor mye og hvilke metadata som er må til for at man skal kunne ha tillit til et dokument. Likevel blir det aldri så galt som hvis man bare støtter seg til enkeltpersoners vitnemål, istedenfor (og/eller fremfor) metadata og system.

 

I have been reading ISO/TR 18128:2014 «Information and documentation – Risk assessment for records processes and systems», as well as ISO’s general standard on risk management (ISO 31000:2009, principles and guidelines).

The ISO 18128 was very recently published, and for those of us who love standards, guidelines and rules in general, this is truly exciting – finally we have an explicit framework that helps us incorporate risk awareness and management in our approaches to records management.

Risk management is, in my opinion, part of the core responsibilities of records management professionals. This is not to say that other areas, such as retrieval and use, are unimportant; they are simply not as important (again, my opinion). In any case – should one wish to approach risk in records management, the ISO 18128 can be a good start, in the least as a scalable framework.

The ISO 18128’s introduction states that ISO 18128 «[…] is intended to help records professionals and people who have responsibility for records in their organization to assess the risks related to records processes and systems. […] This is not the same as identifying and assessing the organization’s business risk to which creating and keeping adequate records is one strategic response.». Risk management in records management is separate from general business risk management, as well as more specific – placing it firmly within the records management professional’s area of expertise.

The introduction goes on to state that «[t]he consequence of risk events to records processes and systems is the loss of, or damage to, records which are therefore no longer usable, reliable, authentic, complete, or unaltered, and therefore can fail to meet the organization’s purposes.». I believe that risk awareness is an inevitable part of any records management effort, but that this awareness, and the following step – the risk management – in many (most?) cases is too implicit to have a real impact.

The ISO 18128 helps records management professionals express why records management is important in general, and why risk should be at the centre of the records management endeavour. The first step in the risk management process is to identify areas of uncertainty (risk areas). Annex B in the ISO 18128 lists a comprehensive checklist with a wide range of questions / bullet points that one can use to identify possible areas of uncertainty. Some examples:

  • Is records management supported by top management?
  • Are records responsibilities included in job descriptions where relevant?
  • Is the technology selected an appropriate fit for the size, complexity, and activities of the organization?
  • Has the organization identified all systems that create, hold, or manage records?
  • Does the business continuity planning specifically include the records systems?

The ISO 18128 does not deal with risk treatment (which is probably partly why it is titled risk assessment and not risk management). Is states that «[o]nce the assessment of risks related to records processes and systems has been completed, the assessed risks are documented and communicated to the organization’s overall risk management section. Response to the assessed risk is undertaken as part of the organization’s overall risk management program.» This is clearly not a good fit for everyone, as an organization may not have an overall risk management program, or the records management professionals is expected to provide the solutions as well as point out the problems and/or problem areas. And the latter is not necessarily a bad thing!


Jeg holdt et 20 minutter langt kommentarinnlegg på konferansen «I paragrafens tegn» i regi av Norsk Arkivråd 18.-19. mars 2014. Tema var arkivloven og dens varslede revisjon, og jeg holdt innlegget i kraft av stillingen jeg har hos min arbeidsgiver.

Flere har berømmet innlegget (veldig hyggelig!), og har etterspurt teksten. Jeg publiserer den derfor her:

Innlegg på «I paragrafens tegn» 18. mars 2014. (Please note that the photos in the PDF are copyrighted, hence not for reuse.)

Filen blir også publisert på http://www.arkivrad.no (på konferansesiden).

God lesning!


«We are all digging in different places and in different ways, but wherever we dig and however we dig, let us cease from digging trenches.»

It concludes Gary Watt’s contribution to the anthology Methods of Comparative Law, which I’m currently reading (and enjoying!).

In addition (prefacing qoute above): «The challenge to those who will not dig this way is to appreciate the work of those who do, and to imagine possibilities which from the surface cannot be seen.»

Oh, the wisdom.


Earlier today, I came across a passage in Michelle Caswell’s article On archival pluralism: what religious pluralism (and its critics) can teach us about archives (Archival Science 2013), where she quotes an article by Pluralizing the Archival Curriculum Group (The American Archivist 2011). The passage is so eloquently phrased, and should obviously not be limited to archival endeavours:

«How do we move from an archival universe dominated by one cultural paradigm to an archival multiverse; from a world constructed in terms of ‘the one’ and ‘the other’ to a world of multiple ways of knowing and practicing, of multiple narratives coexisting in one space? … How do we accept that there may be incommensurable ontologies and epistemologies between communities … and find ways to accept and work within that reality?»

It’s been a few years now since I stopped making New Year’s resolutions, but despite that, and despite the fact that the passage doesn’t provide any answers (or perhaps because of that?), I think I’ll try to let this inspire my 2014!