Torsdag 13. september 2012 arrangerte Norsk kulturråd seminaret «Hva er det med arkiv?» om kunstens rolle i arkivene, arkivenes møte med kunsten og om relasjonen mellom kunstnere og arkivarer i samarbeidsprosjekter der arkivmateriale danner grunnlag for kunstnerisk utfoldelse. Kulturrådets mål med seminaret er å stimulere til samarbeid mellom kunstnere og arkivinstitusjoner, og seminaret er en del av høstens utlysning av midler til kunstprosjekter med arkiv som tema.

Jeg har gledet meg til dette seminaret lenge! Det skjer spennende ting når ulike fagmiljøer møtes for sammen å produsere meningsbærende produkter, og det ligger et stort læringspotensiale i å oppleve hverandres arbeidsmåter og tilnærminger. I tillegg har alle (arkivarer) uendelig godt av å bli utfordret på eget område. Det er slik vi utvikler oss.

Gudmund Valderhaugs oppdrag som første innleder var å fortelle kunstnerne det som er verdt å vite om arkiv på 20 minutter. En stor oppgave som han løste ved å fortelle, med eksempler, om arkivenes og arkivarenes makt over og i samfunnet, hvordan det vi kan huske, så vel som det vi har glemt uttrykkes i arkivene og hvordan konseptet arkiv utfordres i dagens samfunn; «The concept of ‘archive’ is today a site of wide-ranging and fierce contestation.» (Verne Harris).

Valderhaug var (selvfølgelig) også inne på viktigheten av kontekst, og hvordan arkivarer jevnt over er enige om at det er konteksten – mer enn teksten – som betyr noe for forståelsen av materialet. I spørsmålsrunden som fulgte Valderhaugs innlegg ble følgende problemstilling presentert; hvis det er slik at konteksten er viktigere enn teksten, hvor stopper da konteksten? Hvor går grensene for et arkivdokument/-objekts kontekst? Et fantastisk godt spørsmål!

Gerd Elise Mørland tok opp tråden etter Valderhaug ved å snakke om «motarkiver» og «en ny type kunnskapsproduksjon». Innlegget dreide seg om hvordan man ved å foreta nye sammenstillinger av objekter kan gjenskape historien på helt nye måter, og at man ved å bruke arkivet/arkivobjekter som lineære grunnlag for historieskrivingen risikerer at objektene knebles av sin egen opprinnelse. Motarkivet er således tuftet på subjektivitetens forstyrrelse av de prinsipper som ligger til grunn for tradisjonell arkivpraksis, og lar oss hente ut en ny forståelse av materialet for så å produsere ny kunnskap om og fra det.

Elsebeth Jørgensen, dansk billedkunstner som jobber mye med arkiv, fortalte deretter om sitt arbeid og viste konkrete eksempler på hvordan man kan jobbe i arkivene og med arkivmaterialet for å skape utstillinger og opplevelser. Hun var den første av innlederne som tok opp hvordan kjemien mellom kunstneren og arkivaren påvirker prosjektets resultat, og at et godt resultat er avhengig av gjensidig respekt for hverandres personligheter, tilnærmingsmåter og utgangspunkter. Maria Press fra statsarkivet i Trondheim tok også opp dette i sitt innlegg, der hun redegjorde for sitt arkivs møte med (utøvende) kunstnere. Press pekte også på hvordan arkivarenes utvelgelsesmonopol utfordres ved at kunstnere og arkivarer synes helt forskjellige ting er interessante. Det er ikke nødvendigvis arkivarene som har den rette forståelsen – det avhenger av hvilke «briller» man har på seg, dvs. hvilken bakgrunn og forforståelse man har. Her kan vi lære mye av hverandre.

Musikk i arkivene, historiesamling og -presentasjon og fotografiets rolle ble også omtalt før den veldig innholdsrike dagen var omme. Jeg er imidlertid litt usikker på om alle kunstnerne som var til stede virkelig fikk en god forståelse av hva man egentlig kan finne i arkivene, og hvordan man kan og bør gå frem for å nå det aktuelle materialet. Innledningsvis ble det stilt spørsmål om hvor grensene mellom arkivmateriale og gjenstander går, f.eks. møbler og andre rekvisita, dvs. om arkiv kun er gamle papirbiter eller om det også kan være andre ting (i ordets mest fysiske forstand). Jeg kom i den forbindelse til å tenke på historien fra Riksarkivets ordning av arkivet etter Jens Chr. Hauge, der man kom over en håndgranat fra krigens dager som Hauge hadde oppbevart i skrivebordsskuffen sin, og som hadde blitt med på flyttelasset som gikk fra hans kontor til Riksarkivet. Håndgranaten forteller utvilsomt en historie, dens langtrukne oppbevaring i Hauges skuff det samme. Hva er det da som avgjør om noe er arkivmateriale eller museumsgjenstand? Igjen – et riktig så godt spørsmål fra en av kunstnerne.

—
Jeg tror vi fremover vil se mer de- og rekontekstualisering av arkivmateriale. Jeg tror også at dette er nødvendig, uansett hvor mye man måtte mene at det strider med de grunnleggende arkivfaglige prinsipper. Der er her heller ikke snakk om å tilsløre provenienser eller tukle med opprinnelige ordener, men om å tillate at bruk av materialet kan skape nytt materiale som igjen kan gi oss nye forståelser av og ny kunnskap om materialet, dvs. om vår fortid, samtid og framtid. Også her blir fortsettelsen utvilsomt veldig spennende!

Tvister vindes af dem, der har de bedste beviser og ikke altid af dem, der har ret.
Sitat: Advokat Claus Sørensen, Dahl Advokatfirma, Danmark.

Scandinavian Information Audits Tine Weirsøe holdt kurs i Oslo 6. september 2012 der tema var hvordan man kan få kontroll på den kritiske dokumentasjonen i virksomheten, med utgangspunkt i ISO 30300-serien. Temaer på agendaen var modenhetsmodeller og drivere for records management, i tillegg til ISO-rammeverkets interne og eksterne relasjoner og innhold. Flere eksempler ble også gjennomgått (eksempler er alltid nyttig!).

Kurset – og kursholder – imponerte. Tine Weirsøe klarte på en utmerket måte å få et tema som kan være fryktelig tørt (standarder og standardisering), til å bli interessant og givende å høre om en hel dag. Anbefales!

Den brennende plattform
Virksomheter kan nærme seg records management på en av to måter. Enten velger man den proaktive/forebyggende tilnærmingen («Intet tab skal os ramme, som ved rettig omhu kunne afværges» (sitat A. P. Møller)), ellers går man for å forsøke å håndtere «den brennende (olje)plattform», dvs. at man velger en korrigerende tilnærming. Vanlige brennende plattformer er fysiske uhell, dårlige økonomiske resultater, myndighetsinspeksjoner, rettslige tvister, press fra media/offentligheten osv.

Mangelfull informasjonsstyring og -kontroll, manglende håndtering av records som aktiva (strategisk ressurs) og manglende klassifikasjon av informasjon som records (med tilhørende kontrollert og dokumentert bevaring og kassasjon) ble trukket frem som typiske brennende plattform-skapende situasjoner.

Kritikalitet
Vurdering av risiko er et sentralt element i records management. Reell kontroll med dokumentasjonen innebærer at man vet hvilken dokumentasjon som er viktig – dvs. kritisk – for den enkelte virksomhet, følgelig hvilken dokumentasjon det knytter seg størst strategisk eller operasjonell risiko til å rote bort. Ferielister, avdelingsbudsjetter og tidsskrifter ble nevnt som eksempler på lite kritisk dokumentasjon, mens persondata, saksbehandlingstransaksjoner og finansielle data ofte har høy grad av kritikalitet. I mellomsjiktet finner vi f.eks. kalenderavtaler som dokumenterer middagsavtaler med konkurrerende virksomheter (som også var kjernen i ett av Weirsøes konkrete eksempler).

Modenhetsmodeller
En modenhetsmodell synliggjør hvor virksomheten befinner seg i forhold til hvor man ønsker å være, og kan således være et kraftig kommunikasjonsverktøy. Det finnes flere RM-modenhetsmodeller der ute (f.eks. modellene til ARMA, AIIM og Gartner). Weirsøes modell besto av elementene risikovurdering, politikk/prosedyrer, bevaring/kassasjon, RM-systemer, opplæring og revisjon, og hvert enkelt element ble vurdert på en skala fra 1-5 der 1 var «Need for RM not acknowledged» og 5 var «Fully implemented 2. generation RM». Modenhetsmodellen hører hjemme i DIRKS-rammeverkets første og siste trinn (forundersøkelsen og post-implementasjonsrevisjonen).

Kritiske suksessfaktorer og synliggjøring av gevinster
Hva som er et RM-implementasjonsprosjekts kritiske suksessfaktorer avhenger av hvor skoen trykker i den enkelte virksomhet. Dersom ledelsens involvering er det det skorter på, må man jobbe for å få ledelsen med på laget. Dersom det er slik at man har utdaterte systemer som vanskeliggjør arbeidet med records management, er det systemene som må få oppmerksomhet.

Jeg kunne ønsket meg noe mer fokus på synliggjøring (måling) av hvilke gevinster godt implementerte RM-systemer gir. Weirsøe påpekte i den forbindelse at investeringer i records management gjerne har svært lang tilbakebetalingstid. I tillegg er det heller ikke utenkelig at enkelte av gevinstene (besparelsene) aldri blir mulige å synliggjøre nettopp fordi kontroll med den virksomhetskritiske dokumentasjonen fører til at plattformen aldri tar fyr. Et verdifullt poeng!

Folks deling av informasjon på nettet gjør for kunsten hva radio har gjort for musikk.
– Spencer Hyman, Artfinder

Tidsskriftet Mandag morgen skriver i nr. 11-2012 om hvordan kulturarven nå kan distribueres til brukere via applikasjoner på mobilen, og at arkiver, biblioteker og museer således kan levere viktige bidrag til vekst og innovasjon på tvers av landegrensene i Europa.

Åpne data representerer enorme verdier. I dag har arkiver, biblioteker og museer fritak fra EUs viderebruksdirektiv (som i Norge er effektuert gjennom offentlighetslovens §§ 7 og 9, og som jeg tidligere har skrevet om på denne bloggen). Kulturarven som disse institusjonene forvalter er dermed forvist til de tradisjonelle formidlingsarenaene. Dette er i ferd med å endre seg, blant annet gjennom initiativet Europeana (og den norske datteren Norvegiana).

Artikkelen i Mandag morgen peker på to hovedforutsetninger for at man skal kunne utnytte mulighetene som teknologien har åpnet for: ABM-sektoren må stille sine datakilder til disposisjon (fortrinnsvis i maskinlesbart format), og dataene må ha lisenser som tillater kommersiell viderebruk. Bare slik kan applikasjoner som Art4Europe, mobilappen som vant prisen for applikasjon med størst kommersielt potensiale under Hach4Europe i fjor, kunne flyttes fra tegnebordet og ut på europeeres mobiltelefoner. Bare slik kan applikasjoner som Art4Europe skape virkelige verdier i den nye, europeiske økonomien.

Å dele informasjon innebærer å miste kontrollen over den. Har du lagt et verk ut på internett kan du ikke lenger kontrollere hvordan det blir oppfattet og formidlet. Dette tapet av kontroll må aksepteres før man kommer videre, og det må derfor mye holdningsendrende innsats til før man kan begynne å nærme seg det virkelige gevinstpotensialet i åpne kulturarvsdata. For ABM-institusjonene handler det om å henge med i tiden og klare å forbli aktuelle.

Artikkelen i Mandag morgen er tilgjengelig for abonnenter på nett og i papirutgaven. En kortversjon av artikkelen skal også publiseres i tidsskriftet Bok og bibliotek.

Tilgjengeliggjøring vs. formidling har lenge vært diskusjonstema i arkiver verden over. Begrepene brukes gjerne om hverandre, på tross av at de beskriver veldig forskjellige konsepter. Tilgjengeliggjøring kan sies å være formidlingens mamma, i den forstand at tilgjengeliggjøring i all tid har vært en av arkivenes kjerneaktiviteteter. Og uten tilgjengeliggjøringen er formidlingen umulig.

The National Archives Counsil introduserte i 2002 metaforen «arkivene som Askepott» i ABM-sektoren. Bente Jensen og Charlotte S. H. Jensen har også brukt denne metaforen i sine arbeider. Akkurat som Askepott har arkivene brukt tid på å bli «oppdaget», og akkurat som Askepott må det aktiv handling til for at samfunnet skal kunne oppdage arkivenes hemmeligheter.

Hva?
Tilgjengeliggjøring innebærer alt fra ordning og katalogisering av et arkiv til velvillig publikumsbistand, f.eks. forklaring av forvaltningshistoriske forhold. Slike aktiviteter er nødvendige for å gjøre arkivenes innhold mulig å bruke for privatpersoner, historikere og andre med et definert behov for opplysninger som de mener å kunne finne i arkivene. Og her ligger kjernen i diskusjonen om hvorvidt arkivene skal drive med aktiviteter som går utover den tradisjonelle tilgjengeliggjøringen: For å ta arkivene i bruk må man ha et definert behov og selv drive oppsøkende virksomhet.

Et av formidlingens viktigste elementer er brukertilpasning. Et eksempel på dette er undervisningsressursen kildenett.no, som er en nettside som formidler historisk materiale til skoleelever. Temabaserte utstillinger, interaktive tiltak slik som Kultur- og naturreise og aktiviteter som Oslo byarkivs teater i magasinene er tilsvarende brukerrettede formidlingstjenester.

Hvorfor?
Brukertilpasning og formidling gjennom målrettet handling fører til økt bevissthet om arkivenes eksistens og hva arkivene kan brukes til. For at arkivene skal kunne hevde seg i et samfunn som preges av stadige fokusendringer og flyktige prioriteringer, er det avgjørende at de klarer å synes. Det finnes arkivpersonligheter som mener at arkivenes gjerning bør stoppe ved tilgjengeliggjøringen. Jeg tror en slik tilnærming vil føre til arkivenes død.

Oslo byarkiv og Oslo museum gikk for en tid tilbake sammen om prosjektet oslobilder.no, der historiske fotografier fra Oslo og omegn er digitalisert og tilgjengeliggjort på internett samtidig som de er tilknyttet kontekstinformasjon, f.eks. hvem som har tatt bildet, hvor det er fra (adresse, område) og når bildet er tatt. Målet er å formidle bilder til publikum på tvers av institusjoner. Man ønsker på sikt å få flere institusjoner med i samarbeidet.

Det legges også opp til brukermedvirkning i oppbyggingen av bildedatabasen. Brukerne kan f.eks. knytte kommentarer til bildene. Slik håper man å øke mengden kontekstinformasjon og også utvide opplevelsen og forståelsen for andre brukere.

Besøkstallene er i følge oslobilders blogg relativt høye, og ganske stabile, bortsett fra da de gjorde et (naturlig) hopp etter at oslobilder ble omtalt på NRK Østlandssendingen i januar i år.

En tilsvarende nettside finnes i Trondheim, trondheimsbilder.no, selv om den umulig kan være like bra ;)

Slike initiativ bidrar til å dra arkiv- og museumsmateriale frem i lyset og inn blant allmennheten (der det hører hjemme). Bra jobbet av arkiv- og museumsarbeidere som brenner for digitalisering og tilgjengeliggjøring!