Sosiale medier blir gjerne omtalt som «nye» medier, selv om de fleste av oss vel vil si at den generelle nyhetsverdien til f.eks. Facebook, Twitter og MSN pr. i dag er noe begrenset. I arkivsammenheng derimot, er jo fortsatt til og med e-posten litt ny. Sosiale medier blir i økende grad tatt i bruk av forvaltningen så vel som bedrifter, i kommunikasjon med kunder, brukere, innbyggere osv., til informasjonsvirksomhet og til profilering. Vil fremtidens historikere kunne forstå dagens samfunn uten tilgang til denne dokumentasjonen? Og hvordan vil rettssikkerheten til den enkelte bli ivaretatt dersom man ikke bevarer også den meldingen som ble sendt eller mottatt via Facebook? I beste fall vil bildet bli fragmentert.

Arkivenes forhold til sosiale medier er omtalt en rekke steder, blant annet i Arkheion 2#2010. Her trekkes også Riksarkivarens standpunkt om journalføring av meldinger fra sosiale medier frem: Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene.. Det er fortsatt innholdet i dokumentet og ikke mediet innholdet er lagret på som er avgjørende for hvorvidt man skal journalføre og arkivere.

Lovverket er tydelig nok. Det er altså andre forhold som begrenser bevaringen av informasjon fra sosiale medier: vilje og teknologi. Den generelle viljen er antakelig det siste som kommer på plass. Heldigvis er teknologien i ferd med å utvikles. Thomas Sødring skriver på bloggen informasjonsforvaltning.no 30. august 2011 om et hovedprosjekt i informasjonsteknologi ved Høgskolen i Oslo våren 2011, som tok for seg dokumentfangst fra Facebook og SMS og lagring av meldinger herfra i en NOARK 5-kjerne. Konklusjonen er ganske enkelt at det er (bevist) mulig å lage applikasjoner som på en rimelig enkel måte henter informasjon både fra Facebook og sms. Forhåpentligvis er det bare et tidsspørsmål før denne teknologien implementeres i NOARK-løsningene som er i bruk. Da sikrer vi at også informasjon fra «nye» medier som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon blir tatt vare på.

Hva er vitsen med å spare på noe hvis man ikke bruker det, eller – enda verre – ikke klarer å bruke det? Dette gjelder også for arkiver. Mange (ikke arkivarer!) tenker nok gjerne at et arkiv er noe som pakkes ned, låses inn og blir der. I en del tilfeller er det dessverre også sånn det faktisk er. Og det er leit, for i arkivene kan man finne deler av vår felles kulturarv som kan gi oss innsikt i vår fortid, i tillegg til store mengder rettighetsdokumentasjon som, også for enkeltmennesker, kan få avgjørende betydning f.eks. i tvister der dokumentasjon av faktiske forhold er avgjørende.

Hvordan kan så arkivene tilgjengeliggjøres? Hvis man ser bort fra fysisk tilrettelegging og tilgang til lokaler mv. (universell utforming), står man igjen med ordning og katalogisering, dvs. dokumentasjon av arkivet/arkivmaterialet. Uordnede arkiver er ikke tilgjengelige. Å dokumentere et arkiv vil si å ordne det, katalogisere det og registrere opplysninger om arkivskaper (virkefelt, historie, organisasjon, administrasjon) (ABM-skrift #40 2007 s. 27). Å ordne arkivet forstås som den handlingen som er nødvendig for å analysere, sortere og systematisere arkivmaterialet. Katalogisering vil si å registrere en standardisert informasjon om arkivets innhold og ordning (Lange/Mangset/Ødegaard 2002 s. 222). Å beskrive arkivets innhold, proveniens og oppbygging er nødvendig for å kunne hente ut den informasjonen man har bruk for. Ellers vet man jo ikke at man kan finne noe i arkivet, ei heller hvor i arkivet man skal lete!

Tilgjengeliggjøring er også tema i artikkelen «Stor Stasi-aktivitet i Norge» i Aftenposten i dag 22. september 2011. Artikkelen beskriver Rosenholz-filene – en helt spesiell del av Stasi-arkivet. Rosenholz-filene består av kopier av over 300 000 kartotekkort fra Hauptverwaltung Aufklärung (HVA) – Stasis utenlandstjeneste. Kartotekkortene er viktige fordi de viser hvor i det enorme Stasi-arkivet informasjon knyttet til de ulike agentene befinner seg. Uten kortene er det umulig å vite hvor man skal lete – altså – arkivet er utilgjengelig! I Norge er det PST som foreløpig hindrer tilgangen til informasjonen om norske spioner i Stasi-arkivet. Som vanlig ligger svenskene foran oss også her ;)

Tirsdag 16. august 2011 skriver Dagsavisen en artikkel i lys av Carl I. Hagens utspill om politiets ressursbruk i forbindelse med etterforskningen av drapene på Utøya. Artikkelen omhandler behovet for dokumentasjon knyttet til drapene på Utøya. Skribent Sylo Taraku uttaler seg om viktigheten av å dokumentere hva som egentlig skjedde på Utøya så grundig som mulig for å unngå historieforfalskning. Han trekker paralleller til massakrene i Srebrenica i Bosnia og Hercegovina, i Racak i Kosovo og til Marakkale-massakrene i Sarajevo, som på grunn av ufullstendig dokumentasjon i dag fremstilles på ulike, og ofte feilaktige, måter.

Taraku beskriver Carl I. Hagens utspill som lettsindig. Han påpeker at man må være særlig på vakt for historieforfalskning i etterkant av dramatiske hendelser som har politiske undertoner: «Det er veldig viktig at alt dokumenteres veldig grundig etter en slik historisk hendelse, som har politiske implikasjoner. Når en forbrytelse har politiske motiver vil det være folk som har interesse av å forvrenge fakta og framstille ting på sin måte.» Han understreker viktigheten av dokumentasjon som verktøy for å unngå spekulasjoner og konspirasjonsteorier i ettertiden.

Hvordan hendelser blir dokumentert i dag vil påvirke hvordan de blir forstått av fremtidige generasjoner. Ufullstendig dokumentasjon vil nødvendigvis gi en ufullstendig forståelse. Vi kan i dag ikke være sikre på hvilken dokumentasjon som vil få størst betydning for fremtidig forståelse av historiske hendelser, da samtidskonteksten vil ha endret seg. Vi må ikke glemme at mange (kanskje flertallet) av de personene som skal benytte dokumentasjonen om drapene på Utøya og eksplosjonen i Regjeringskvartalet ennå ikke er født. Og det er vår oppgave å sikre at dokumentasjonen de skal benytte seg av i sin tolkning av fortiden, faktisk eksisterer.

Søndag 14. august 2011 publiserte Aftenposten en artikkel med tittelen «Stasiarkivet: En studie i demokrati». Artikkelen er en beretning om Stasiarkivet og et intervju med arkivsjef Roland Jahn i forbindelse med at det i helgen 13.-14. august 2011 er 50 år siden Berlinmuren ble bygget.

Stasiarkivet består av over 100 km med skriftlig materiale. I tillegg kommer kilder som er konvertert til mikrofilm, samt foto, lysbilder, film, video og lydopptak. Det finnes også 15 500 sekker med ødelagt materiale. Man antar at over 95 % av arkivet er bevart, og man arbeider kontinuerlig med å lime sammen istykkerrevet materiale.

Stasiarkivet inneholder materiale som dokumenterer de aktiviteter som Ministerium für Staatssicherheit (MfS) gjennomførte for å sikre videreføring av diktaturet i DDR. I den tiden arkivet har vært åpent for allmennheten, har det håndtert 2 millioner innsynskrav fra privatpersoner, forskere og historikere. Innsynsvurderingene må ta hensyn til personvernet og arbeidet kan være krevende – ikke ulikt de vurderinger som daglig tas i norske kommunearkiver der det f.eks. blir anmodet om partsinnsyn.

Artikkelens hovedbudskap er arkivets betydning for demokratiet. Arkivsjef Roland Jahn understreker at dersom man ikke kjenner diktaturet, kan man vanskelig få demokratiet til å fungere optimalt. Jahn påpeker også viktigheten av gjennomsiktighet og opplysning som en forutsetning for et fungerende demokrati.

I dag pågår det mange demokratiseringsprosesser i den arabiske verden, og i den forbindelse har Egypt vist interesse for Stasiarkivets arbeid. Det er særdeles gledelig å kunne konstatere at arkivenes betydning for demokratiet blir anerkjent også i dagens demoratiseringsarbeid!

På enkelte områder er det ikke et problem at man ikke har lagret den informasjonen man trenger. I Illustrert vitenskap nr 11/2011 kan vi lese artikkelen «Digitallagrene renner over» som beskriver hvordan stadig større informasjonsmengder krever mer lagringsplass enn vi etter hvert har til rådighet. I verste fall kan dataene gå tapt og ikke være tilgjengelige for kommende generasjoner. Artikkelen beskriver hvordan mange opplysninger nå kun finnes i digital form, og hvordan man i år tror det vil bli produsert omkring 1750 exabyte (hvor mye er det?!) data på alle verdens digitale medier. (Les gjerne også mitt blogginnlegg om fremtidens arkiver i lys av dette – kanskje blir den største hindringen for Medusa og Samfunnsarkivet rett og slett plass?)

Siste del av artikkelen beskriver hvordan lagring er i ferd med å bli en spesialistoppgave:

«Mengden data vokser så raskt at datahåndtering i fremtiden sannsynligvis blir en oppgave for spesialister. I Storbritannia er det for eksempel alt nå tatt initiativ til utdannelse innen «information lifecycle management» som vil lede frem til en jobb som går ut på å ta hånd om digital informasjon.»

Digital lagringskapasitet blir pr. i dag ikke regnet som et problem for arkivsektoren (snarere tvert i mot, iom. at man jo sammenlikner med tradisjonelle papirarkiver). Det er selvfølgelig naturlig å anta at den teknologiske utviklingen vil gå fremover også her. Spørsmålet blir om behovet for lagringsplass kommer til å vokse raskere enn teknologien.

Endre Witzø skrev i 1998 en hovedoppgave i informasjonsforvaltning ved Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap ved NTNU. Oppgaven er publisert på internett (NTNU).. Nedenfor forsøker jeg å knytte enkelte av Witzøs momenter til min egen hverdag som arkivar og informasjonsforvalter. Hovedoppgaven bør imidlertid så absolutt leses i sin helhet!

Arkivenes rolle i kunnskapsforvaltningen

Witzø innleder kapittel 2 «Kunnskap i organisasjoner» med følgende (s. 7):

«Målsetningen med kunnskapsforvaltning er at det enkelte medlem av organisasjonen skal kunne bruke mest mulig av organisasjonens totale kunnskap. Dette medfører at både den individuelle kunnskapen hos alle medlemmene og den kollektive kunnskapen i organisasjonen må være kjent og kunne utnyttes.»

Arkivenes rolle bunner i nettopp dette – å bidra til å tilgjengeliggjøre den kunnskapen som finnes i informasjon og data for aktører som måtte ha behov for den, enten det er innad i en virksomhet (kollegaer, ledere), eller utad til offentligheten (privatpersoner, presse, samarbeidspartnere, kontrollorganer osv). Og det er ikke tilstrekkelig kun å sørge for tilgjengeliggjøring i dag eller om fem år – man skal kunne hente ut informasjon fra arkivene i uoverskuelig fremtid. Det stiller høye krav til arkivene som funksjon, til ledelsen av arkivene og ikke minst til den enkelte arkivfunksjonær!

Kunnskapsforvaltning er et omfattende felt. Arkivene inneholder kun en liten del av den totale kunnskap som finnes i en virksomhet, dvs. den kunnskapen som foreligger i den dokumentasjonen som er blitt vurdert som arkivverdig. Innsamling og organisering av denne (lille) delen av den totale kunnskapen, har tradisjonelt vært arkivenes begrensede domene. Er det mulig å ta det videre?

Hvordan legge til rette for god forvaltning av kunnskap?

I sitt kapittel 7.3.3 skriver Witzø om organisatoriske realiseringsbetingelser for kunnskapsprosessene. Viktigheten av å knytte arbeidet som gjøres i kunnskapsprosessene opp mot virksomhetens felles mål trekkes frem, f.eks. gjennom utarbeidelse av en felles visjon eller intensjon. Å se sitt eget arbeid, og sin egen innsats som en del av «det store bildet», kan absolutt gi økt mening og motivasjon. Videre poengteres viktigheten av åpenhet og lærevillighet, og ikke minst behovet for prioritering av arenaer der dialog, argumentasjon, læring og utveksling av kunnskap er mulig. Mangfold nevnes, men også behovet for et felles språk og en organisering og infrastruktur som muliggjør samarbeid, kommunikasjon og koordinasjon. Uten at disse betingelsene oppfylles, vil det ha begrenset verdi å innføre støttefunksjonalitet til kunnskapsprosessene, f.eks. nye IT-verktøy.

Konsekvenser av mangelfull bevaring av informasjon

I de tilfeller der realiseringsbetingelsene er oppfylt, eller er på vei til å bli oppfylt, kan man dra nytte av utvikling av ulike typer støttefunksjonalitet for kunnskapsprosessene. I kapittel 7.4.2, viser Witzø til Huber (1991) som hevder at organisasjonslæring skjer gjennom at organisasjonen bearbeider sin forståelse og tolking av informasjon. Det påpekes at en rikere kommunikasjon vil føre til en grundigere tolkning og bedre forståelse av informasjonen. Videre poengteres det hvordan informasjon knyttet til arbeidsprosesser ofte ikke bevares i tilstrekkelig grad, og dette griper direkte inn i arkivenes hverdag:

«Informasjon knyttet til en arbeidsprosess består av en begrunnelse, prosessdokumentasjon og resultater fra prosessen. Ofte lagres og tilgjengeliggjøres kun resultatet fra prosessen. En av forutsetningene ved dobbeltløkket læring er å kunne undersøke og etterprøve bakgrunn for situasjonen og de beslutninger som er fattet. Det er derfor nødvendig at all informasjon knyttet til prosessen er tilgjengelig for en rikest mulig tolking.»

Konsekvensene av mangelfull arkivering (bevaring) av informasjon knyttet til arbeidsprosesser, kan føre til direkte tap av kunnskap i det at det begrenser tilgangen til den informasjonen som skal danne grunnlaget for virksomhetens fremtidige læring.

Drømmescenario?

I kapittel 7.2.4 trekkes begrepet organisasjonsminne (corporate memory) frem. Witzø viser til Morrison (1993), som beskriver organisasjonsminne som «det lager hvor kunnskapen lagres for fremtidig bruk. Denne hukommelsen inneholder både data og informasjon, såvel som taus kunnskap, ekspertise, erfaringer, hendelser, historier og detaljer om strategiske beslutninger.»

I kaptitel 7.4.3 redegjør Witzø ytterligere for organisasjonsminnet, og hva dette går ut på. Organisasjonsminnet utgjøres av «den kunnskap som organisasjonen har akkumulert gjennom sine aktivieter.» Videre: «Innholdet i et slikt organisasjonsminne kan deles i tre deler:

Viktigheten av innsikt i bakgrunnen for de beslutninger som tas, i tillegg til beslutningenes ordlyd, pekes på som en forutsetning for utviklende læring:

«Innsikt i bakgrunn for beslutninger er en forutsetning for dobbeltløkket læring. Å registrere og ta vare på bakgrunn og prosess er derfor viktige forutsetninger for læring i organisasjonen. Dersom en tar utgangspunkt i en planleggingsprosess, bør en da ta vare på bakgrunn og forutsetninger (hvorfor) og hvordan prosessen foregikk, i tillegg til det resultatet en kom frem til (planen). Dersom planen mister sin verdi, eller nøkkelpersonell slutter, vet en fremdeles hvorfor og hvordan denne ble skapt.»

I en ideell arkivverden, inneholder arkivene all den informasjonen som er nødvendig for å utvikle ny kunnskap. Informasjonen er lett tilgjengelig, lett å knytte sammen (korrespondanse kan f.eks. lett knyttes sammen med informasjon i databaser) osv. Jeg tror likevel det er mulig å ta det hele ett skritt videre.

Måten vi kommuniserer med hverandre på, det være seg med kollegaer, venner, familie og til og med fremmede, har hatt en enorm utvikling de siste årene. Vi ringer mindre og skriver mer. Vi informerer omverdenen om hva vi spiste til middag i går, og at fuglene kvitret da vi våknet i dag, often uten ytterligere kontekst. Er det mulig å ta denne typen kommunikasjon inn i arbeidshverdagen, koble den med den informasjonen som lagres i arkivene for slik å skape et nytt og fyldigere bilde av de prosesser for foregår? Finnes det et læringspotensiale for ettertiden i den diskusjonen som foregår mellom to kollegaer om hvorvidt det ene eller det andre utfallet av en prosess er mest fordelaktig? Jeg lar Witzø oppsummere med et nytt sitat fra kapittel 7.4.3:

«Hypermediabaserte informasjonssystemer er meget effektive på områder hvor en arbeider med store, komplekse, sammenknyttede og kryssrefererende mengder av informasjon. Gjennom å kombinere disse med databaser med fulltekstsøking, dokumentforvaltning og arbeidsflyt, kan en akkumulere, lagre, søke og finne både informasjon og realsjoner til aktører og prosesser. Menneskelig kunnskap utgjør en stor mengde av organisasjonens hukommelse, som er spredt rundt omkring i og utenfor organisasjonen. For å kunne aksessere denne delen av organisasjonens kunnskap, må den kunne forbindes med resten. Dette er mulig ved sammenkobling via nettverk som internett, intranett og extranett. Dette nettverket utgjør dermed ryggraden i organisasjonsminnet.»

AMB-utvikling (nå en del av Norsk Kulturråd) har gitt ut ABM-skrift #69 med tittelen «Arkivene i 2030 – scenarioer for arkivsektoren». Utgivelsen beskriver fire ulike scenarioer for arkivsektoren i år 2030, basert på hvordan man antar at samfunnet vil utvikle seg de neste 20 årene.

I scenarioet Historiefortellerne er datafangsten helhetlig og relevant, og nærmest komplett (alt tas vare på). Arkivsektoren har fokus på formidling av opplevelser og kunnskap (arkiv er gøy!).

I scenarioet Sin egen lykkes smed er datafangsten tilfeldig og fragmentert, og det som bevares benyttes gjerne til underholdning (men dette varierer). Arkivsektoren er økonomisk presset og mer enn noe annet, opptatt av hvordan man kan tjene penger på det materialet man har.

I scenarioet Krev din rett er det private arkivaktører som dominerer arkivsektoren. Det offentliges rolle som arkivaktør er begrenset og ustrukturert.

I scenarioet Samfunnsborgeren er datafangsten også helhetlig og relevant, som i Historiefortelleren, men fokuset er rettet mot bevaring og fremfinning for juridiske formål, fremfor kreativ formidling (arkiv er ikke særlig gøy, men utrolig viktig likevel).

Det er lett å leve seg inn i scenarioene når man leser ABM-skrift # 69. Historiefortellerne vekker (i alle fall hos meg) en veldig glede over at arkivsektoren er prioritert og over hvordan man har klart å få samfunnet med på å utvikle og dyrke opplevelser basert på det vi har bevart av informasjon. Sin egen lykkes smed er til å grine av, og det samme er Krev din rett. Store mengder informasjon er gått tapt og arkivene har mistet sin troverdighet. Samfunnsborgeren inngir en trygghetsfølelse. Her han man full kontroll! Men spennende og utviklende er det ikke.

Mange ulike faktorer vil være med på å påvirke hvordan arkivsektoren utvikler seg. Ikke minst er forståelsen for arkivenes funksjon som samfunnets hukommelse og som forutsetning for et velfungerende demokrati, utslagsgivende for hva slags fokus arkivsektorens ledelse vil ha fremover (i den sammenheng kan det kanskje være verdt å drøfte hvorvidt offentleglova har påvirket holdningene til datafangst og bevaring i den ene eller den andre retningen?).

Hvor vi er på vei er selvfølgelig umulig å si med sikkerhet. Det som er sikkert, er at dersom vi ikke tar vare på den informasjonen vi har og den informasjonen vi kommer til å produsere i fremtiden, taper vi. For hvordan er det mulig å gå fremover uten en hukommelse?

AMB-skrift # 69 kan (bør!) lastes ned (leses!) i sin helhet fra Norsk kulturråds nettsider.