Sosiale medier blir gjerne omtalt som «nye» medier, selv om de fleste av oss vel vil si at den generelle nyhetsverdien til f.eks. Facebook, Twitter og MSN pr. i dag er noe begrenset. I arkivsammenheng derimot, er jo fortsatt til og med e-posten litt ny. Sosiale medier blir i økende grad tatt i bruk av forvaltningen så vel som bedrifter, i kommunikasjon med kunder, brukere, innbyggere osv., til informasjonsvirksomhet og til profilering. Vil fremtidens historikere kunne forstå dagens samfunn uten tilgang til denne dokumentasjonen? Og hvordan vil rettssikkerheten til den enkelte bli ivaretatt dersom man ikke bevarer også den meldingen som ble sendt eller mottatt via Facebook? I beste fall vil bildet bli fragmentert.

Arkivenes forhold til sosiale medier er omtalt en rekke steder, blant annet i Arkheion 2#2010. Her trekkes også Riksarkivarens standpunkt om journalføring av meldinger fra sosiale medier frem: Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene.. Det er fortsatt innholdet i dokumentet og ikke mediet innholdet er lagret på som er avgjørende for hvorvidt man skal journalføre og arkivere.

Lovverket er tydelig nok. Det er altså andre forhold som begrenser bevaringen av informasjon fra sosiale medier: vilje og teknologi. Den generelle viljen er antakelig det siste som kommer på plass. Heldigvis er teknologien i ferd med å utvikles. Thomas Sødring skriver på bloggen informasjonsforvaltning.no 30. august 2011 om et hovedprosjekt i informasjonsteknologi ved Høgskolen i Oslo våren 2011, som tok for seg dokumentfangst fra Facebook og SMS og lagring av meldinger herfra i en NOARK 5-kjerne. Konklusjonen er ganske enkelt at det er (bevist) mulig å lage applikasjoner som på en rimelig enkel måte henter informasjon både fra Facebook og sms. Forhåpentligvis er det bare et tidsspørsmål før denne teknologien implementeres i NOARK-løsningene som er i bruk. Da sikrer vi at også informasjon fra «nye» medier som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon blir tatt vare på.

Hva er vitsen med å spare på noe hvis man ikke bruker det, eller – enda verre – ikke klarer å bruke det? Dette gjelder også for arkiver. Mange (ikke arkivarer!) tenker nok gjerne at et arkiv er noe som pakkes ned, låses inn og blir der. I en del tilfeller er det dessverre også sånn det faktisk er. Og det er leit, for i arkivene kan man finne deler av vår felles kulturarv som kan gi oss innsikt i vår fortid, i tillegg til store mengder rettighetsdokumentasjon som, også for enkeltmennesker, kan få avgjørende betydning f.eks. i tvister der dokumentasjon av faktiske forhold er avgjørende.

Hvordan kan så arkivene tilgjengeliggjøres? Hvis man ser bort fra fysisk tilrettelegging og tilgang til lokaler mv. (universell utforming), står man igjen med ordning og katalogisering, dvs. dokumentasjon av arkivet/arkivmaterialet. Uordnede arkiver er ikke tilgjengelige. Å dokumentere et arkiv vil si å ordne det, katalogisere det og registrere opplysninger om arkivskaper (virkefelt, historie, organisasjon, administrasjon) (ABM-skrift #40 2007 s. 27). Å ordne arkivet forstås som den handlingen som er nødvendig for å analysere, sortere og systematisere arkivmaterialet. Katalogisering vil si å registrere en standardisert informasjon om arkivets innhold og ordning (Lange/Mangset/Ødegaard 2002 s. 222). Å beskrive arkivets innhold, proveniens og oppbygging er nødvendig for å kunne hente ut den informasjonen man har bruk for. Ellers vet man jo ikke at man kan finne noe i arkivet, ei heller hvor i arkivet man skal lete!

Tilgjengeliggjøring er også tema i artikkelen «Stor Stasi-aktivitet i Norge» i Aftenposten i dag 22. september 2011. Artikkelen beskriver Rosenholz-filene – en helt spesiell del av Stasi-arkivet. Rosenholz-filene består av kopier av over 300 000 kartotekkort fra Hauptverwaltung Aufklärung (HVA) – Stasis utenlandstjeneste. Kartotekkortene er viktige fordi de viser hvor i det enorme Stasi-arkivet informasjon knyttet til de ulike agentene befinner seg. Uten kortene er det umulig å vite hvor man skal lete – altså – arkivet er utilgjengelig! I Norge er det PST som foreløpig hindrer tilgangen til informasjonen om norske spioner i Stasi-arkivet. Som vanlig ligger svenskene foran oss også her ;)

Tirsdag 16. august 2011 skriver Dagsavisen en artikkel i lys av Carl I. Hagens utspill om politiets ressursbruk i forbindelse med etterforskningen av drapene på Utøya. Artikkelen omhandler behovet for dokumentasjon knyttet til drapene på Utøya. Skribent Sylo Taraku uttaler seg om viktigheten av å dokumentere hva som egentlig skjedde på Utøya så grundig som mulig for å unngå historieforfalskning. Han trekker paralleller til massakrene i Srebrenica i Bosnia og Hercegovina, i Racak i Kosovo og til Marakkale-massakrene i Sarajevo, som på grunn av ufullstendig dokumentasjon i dag fremstilles på ulike, og ofte feilaktige, måter.

Taraku beskriver Carl I. Hagens utspill som lettsindig. Han påpeker at man må være særlig på vakt for historieforfalskning i etterkant av dramatiske hendelser som har politiske undertoner: «Det er veldig viktig at alt dokumenteres veldig grundig etter en slik historisk hendelse, som har politiske implikasjoner. Når en forbrytelse har politiske motiver vil det være folk som har interesse av å forvrenge fakta og framstille ting på sin måte.» Han understreker viktigheten av dokumentasjon som verktøy for å unngå spekulasjoner og konspirasjonsteorier i ettertiden.

Hvordan hendelser blir dokumentert i dag vil påvirke hvordan de blir forstått av fremtidige generasjoner. Ufullstendig dokumentasjon vil nødvendigvis gi en ufullstendig forståelse. Vi kan i dag ikke være sikre på hvilken dokumentasjon som vil få størst betydning for fremtidig forståelse av historiske hendelser, da samtidskonteksten vil ha endret seg. Vi må ikke glemme at mange (kanskje flertallet) av de personene som skal benytte dokumentasjonen om drapene på Utøya og eksplosjonen i Regjeringskvartalet ennå ikke er født. Og det er vår oppgave å sikre at dokumentasjonen de skal benytte seg av i sin tolkning av fortiden, faktisk eksisterer.

Søndag 14. august 2011 publiserte Aftenposten en artikkel med tittelen «Stasiarkivet: En studie i demokrati». Artikkelen er en beretning om Stasiarkivet og et intervju med arkivsjef Roland Jahn i forbindelse med at det i helgen 13.-14. august 2011 er 50 år siden Berlinmuren ble bygget.

Stasiarkivet består av over 100 km med skriftlig materiale. I tillegg kommer kilder som er konvertert til mikrofilm, samt foto, lysbilder, film, video og lydopptak. Det finnes også 15 500 sekker med ødelagt materiale. Man antar at over 95 % av arkivet er bevart, og man arbeider kontinuerlig med å lime sammen istykkerrevet materiale.

Stasiarkivet inneholder materiale som dokumenterer de aktiviteter som Ministerium für Staatssicherheit (MfS) gjennomførte for å sikre videreføring av diktaturet i DDR. I den tiden arkivet har vært åpent for allmennheten, har det håndtert 2 millioner innsynskrav fra privatpersoner, forskere og historikere. Innsynsvurderingene må ta hensyn til personvernet og arbeidet kan være krevende – ikke ulikt de vurderinger som daglig tas i norske kommunearkiver der det f.eks. blir anmodet om partsinnsyn.

Artikkelens hovedbudskap er arkivets betydning for demokratiet. Arkivsjef Roland Jahn understreker at dersom man ikke kjenner diktaturet, kan man vanskelig få demokratiet til å fungere optimalt. Jahn påpeker også viktigheten av gjennomsiktighet og opplysning som en forutsetning for et fungerende demokrati.

I dag pågår det mange demokratiseringsprosesser i den arabiske verden, og i den forbindelse har Egypt vist interesse for Stasiarkivets arbeid. Det er særdeles gledelig å kunne konstatere at arkivenes betydning for demokratiet blir anerkjent også i dagens demoratiseringsarbeid!

På enkelte områder er det ikke et problem at man ikke har lagret den informasjonen man trenger. I Illustrert vitenskap nr 11/2011 kan vi lese artikkelen «Digitallagrene renner over» som beskriver hvordan stadig større informasjonsmengder krever mer lagringsplass enn vi etter hvert har til rådighet. I verste fall kan dataene gå tapt og ikke være tilgjengelige for kommende generasjoner. Artikkelen beskriver hvordan mange opplysninger nå kun finnes i digital form, og hvordan man i år tror det vil bli produsert omkring 1750 exabyte (hvor mye er det?!) data på alle verdens digitale medier. (Les gjerne også mitt blogginnlegg om fremtidens arkiver i lys av dette – kanskje blir den største hindringen for Medusa og Samfunnsarkivet rett og slett plass?)

Siste del av artikkelen beskriver hvordan lagring er i ferd med å bli en spesialistoppgave:

«Mengden data vokser så raskt at datahåndtering i fremtiden sannsynligvis blir en oppgave for spesialister. I Storbritannia er det for eksempel alt nå tatt initiativ til utdannelse innen «information lifecycle management» som vil lede frem til en jobb som går ut på å ta hånd om digital informasjon.»

Digital lagringskapasitet blir pr. i dag ikke regnet som et problem for arkivsektoren (snarere tvert i mot, iom. at man jo sammenlikner med tradisjonelle papirarkiver). Det er selvfølgelig naturlig å anta at den teknologiske utviklingen vil gå fremover også her. Spørsmålet blir om behovet for lagringsplass kommer til å vokse raskere enn teknologien.