arkiv

Archival education/my studies

Denne våren har jeg fullført mitt bachelorprosjekt, en viktig del av bachelorgraden i arkiv og dokumentbehandling som jeg tar ved Høgskolen i Oslo og Akershus, og ettersom sensuren nå foreligger, kan jeg endelig publisere dokumentet her på bloggen!

Prosjektet har tittelen «Gjenstand for saksbehandling og verdi som dokumentasjon – analyse av journalføringskriteriene i arkivforskriften», og jeg har da altså skrevet om journalføringskriteriene «gjenstand for saksbehandling» og «verdi som dokumentasjon» i arkivforskriften, og hvordan disse er ment å skulle forstås. Mer om valg av tema og mine innledende tanker står i dette blogginnlegget, og så klart i selve dokumentet (lenke nederst).

Konklusjonen i prosjektet er at slik lovverket er strukturert i dag, er det umulig å svare entydig og generelt på hvordan journalføringskriteriene er ment å skulle forstås – den konkrete lovanvendelsen må avgjøres med bruk av skjønn i hvert enkelt tilfelle. Jeg har funnet ulike tolkninger av kriteriene i dokumentene jeg har undersøkt; tolkningene veksler mellom å forstå journalføringskriteriene dialektisk-relasjonelt og semiotisk-relasjonelt, hvilket gir ulike tolkningsresultater.

Her er dokumentet (PDF). Resultatet ble A, hurra! :)


Reklamer

Flere mer eller mindre ferske arkivstudenter har i det siste tatt kontakt med meg med ulike spørsmål om eksamen, hjemmeeksamen, oppgaveskriving og andre studierelaterte ting, og jeg tenkte derfor at det muligens kan være nyttig at jeg skriver om det her på bloggen, istedenfor bare å svare en og en.

Organisering
Uansett om det er eksamen, hjemmeeksamen, et arbeidskrav eller en artikkel man skal skrive, må man bruke kilder (unntaket er kanskje hvis man skriver et essay eller andre mer personlige tekster). For å finne frem til kildene, trenger man litt orden og system. Biblioteket er fint, men biblioteket har ikke alle artiklene som man leser i løpet av den tiden man er arkivstudent – de må man holde styr på selv.

Jeg har et regneark der jeg registrerer alle artikler jeg leser med tittel, forfatter, årstall og hvor jeg har lagret teksten (jeg må innrømme at jeg har de fleste på papir, men det er jo ikke nødvendigvis den beste løsningen for alle). Det har etter hvert blitt en del tekster, hvilket også gjør at jeg nå har mulighet til å søke i regnearket både når jeg er på jakt etter konkrete tekster og når jeg trenger inspirasjon.

Skriveprosess
Det første jeg gjør når jeg skal starte et skrivearbeid i studiesammenheng, er å lese oppgaven nøye, streke under sentrale ord, og sørge for at jeg har klart for meg hva det spørres etter. Hele poenget er å svare på oppgaveteksten, og hvis man ikke klarer det, spiller det liten rolle om det man har skrevet er aldri så genialt.

Deretter pleier jeg å gå gjennom det jeg har av litteratur om emnet (jf. ovenfor om regnearket mitt). Det er bare positivt å bruke kilder som ikke står på pensum, og etter mitt skjønn er det også helt nødvendig i de fleste tilfeller (pensum er begrenset og kanskje ikke alltid like oppdatert..). Det samme gjelder kilder som avisartikler av nyere dato og fagartikler fra andre mer eller mindre beslektede disipliner – om ikke det faglige er direkte relevant, så er det ofte mulig å trekke paralleller på en eller annen måte.

Når jeg har funnet frem til aktuell litteratur, lager jeg en grov disposisjon, som stort sett bare er en liste over ting jeg må, vil eller kan ha med i teksten (det vil si at jeg drodler først og så spisser det seg til etter hvert). Det viktigste spørsmålet i den sammenhengen er «Hva er det jeg vil si?», som jeg stiller meg selv igjen og igjen; før jeg begynner å skrive, etter hvert som teksten tar form, og også etterpå. Her kan det være nyttig å skjenke noen tanker til slutten av teksten allerede i starten, ettersom det gjerne er til slutt at man samler trådene og presiserer budskapet – men der er nok folk forskjellige. Uansett bør man ha en viss ide om hva det er man vil med det man skriver, hva man vil formidle, og hva man mener – for ja, det er lov å ha en mening, så lenge den er begrunnet og ikke faglig feil.

Så går jeg gjennom litteraturen jeg har funnet frem og merker aktuelle avsnitt med postitlapper, gul tusj og liknende. Hvis jeg står fast underveis i skrivingen, kan jeg bla litt og lese der jeg har merket av, og da kommer jeg som regel videre.

Når jeg begynner å skrive, starter jeg alltid med innledningen, der beskriver jeg hva jeg har tenkt å si/gjøre (for eksempel «I denne teksten vil jeg …»), og den tråden plukker jeg opp i avslutningen (for eksempel «I denne teksten har jeg vist at …») (disse eksemplene er ganske uinspirerte, men poenget er vel ganske klart likevel). Hvis jeg får en god ide underveis til andre deler av teksten (for eksempel en god formulering til avslutningen), så skriver jeg den ned med en gang, så jeg ikke glemmer den.

Hvis det er vanskelig å komme i gang med skrivingen, er det fint å kunne lete etter inspirasjon i kildene man har funnet frem, men det beste er rett og slett å skrive noe. Om første setning er «Det kan være vanskelig for ferske studenter å skrive gode akademiske tekster.», så er det greit, da han man i alle fall kommet i gang. Alt kan endres etterpå.

Sitater og henvisninger
Ved HiOA brukes APA, som det står mer om her. Det beste er naturligvis å føre kildene inn i litteraturlisten med en gang man har sitert, ettersom det er utrolig tungt i ettertid å begynne å nøste opp i hvor man fant de ulike sitatene, og da er det også større sjanse for at man glemmer noe, og dermed risikerer å bli tatt for fusk. Så gjør det fortløpende, og få en mer avslappet skriveprosess og et bedre kvalitetssikret sluttresultat!

Layout og språk

  • Blokkjuster. Det ser ryddigere ut.
  • Vær konsekvent med overskrifter og underoverskrifter. Endre den fryktelige Word-blåfargen til sort.
  • Vær konsekvent med hvordan du siterer (innrykk, hermetegn, kursiv).
  • Bruk de korteste preposisjonene: skriv «om» fremfor «vedrørende» og «angående».
  • Skriv aldri «i forhold til» eller «rundt» (vi diskuterer ikke rundt noe (uproduktivt!) eller i forhold til noe, vi diskuterer noe, vi har ikke en diskusjon rundt noe (fortsatt uproduktivt), vi har en diskusjon om noe).
  • Det er forskjell på bindestrek og tankestrek.
  • Lær sær- og samskrivingsreglene (se for eksempel korrekturavdelingen.no.
  • Bruk ordbok, for eksempel Bokmålsordboka/Nynorskordboka på nett.

Obligatorisk litteratur for arkivstudenter
Alle som studerer arkiv vil ha nytte av Jørgen H. Marthinsens bok «Arkivteori – en innføring», og Børge Strands «Digital archives in historical research». Begge fås kjøpt fra arkivverket.no. Det finnes en masse annen litteratur som er nyttig, så klart, men disse to er sikre som banken.



Lykke til med skrivingen!


Denne våren gjennomfører jeg mitt bachelorprosjekt, som er en sentral del av bachelorutdanningen i arkiv og dokumentbehandling ved Høgskolen i Oslo og Akershus.

Jeg har valgt å skrive om journalføringskriteriene «gjenstand for saksbehandling» og «verdi som dokumentasjon», og hvordan disse er ment å skulle forstås.

Kriteriene ligger til grunn for journalføring og arkivering i all arkiv- og/eller offentlighetslovunderlagt virksomhet i Norge. Likevel er kriteriene upresise og skjønnsbaserte, og det er min innledende antakelse at dette påvirker arkivenes fullstendighet i mye større grad enn teknologiske hindringer. Blant annet.

Målet med prosjektet er å presentere en gjennomgang av et utvalg litteratur/teori som omhandler «gjenstand for saksbehandling» og «verdi som dokumentasjon» – fra lovforarbeider og lovverk, til etterarbeider, juridisk teori, og mer generell litteratur, og deretter vurdere om kriteriene forklares, om de forklares på ulike måter i ulike deler av kildehierarkiet mm.

Jeg bruker en dialektisk-relasjonell variant av kritisk diskursanalyse som metodisk tilnærming – og ja, jeg har allerede ved flere anledninger angret på at jeg ikke heller valgte å sende ut et lite spørreskjema (f.eks. til mine gode kollegaer) om et eller annet, for deretter å kunne lage og presentere et par fine grafer som prosjektets resultat. Det hadde vært mye enklere!

Den største utfordringen blir nok likevel at det finnes så lite litteratur/teori om dette – journalføringskriteriene er i veldig liten grad problematisert og diskutert. Så var vel det også noe av grunnen til at jeg valgte nettopp dette som tema.

Jeg håper selvfølgelig på godt resultat, og også på et resultat med et visst praktisk tilsnitt og kanskje også en viss praktisk påvirkningskraft. Det vil tiden vise!


I emnet Digital arkivdanning 1 ved Høgskolen i Oslo og Akershus, besto eksamen høsten 2013 av å levere inn en «mappe», en slags semesteroppgave i fire deler.

Her er innholdet i mappen min (jeg legger ikke ut oppgaveteksten, kun min besvarelse):

Sammendrag
Del 1 ER-modellering og databaseteori
Del 2 Standarder for arkivdanning og -bevaring
Del 3 Noark 5-basert databasestruktur
Del 3 SQL-kommandoer
Del 4 Datakvalitet i et arkivperspektiv

Resultatet ble A!

 

I emnet Digital arkivdanning 2 ved Høgskolen i Oslo og Akershus, besto eksamen i å levere inn en «mappe», en slags semesteroppgave i fire deler.

Her er innholdet i mappen min (jeg legger ikke ut oppgaveteksten, kun min besvarelse):

Sammendrag
Del 1 XML som langtidsbevaringsstrategi
Del 2 Uttrekk fra udokumentert database
Del 3 Noark 5-uttrekk
Del 4 Noark 5-uttrekks egnethet for langtidslagring

Del 2 og 3 inkluderte også selve uttrekkene, men jeg har ikke lastet opp det her (får ikke til å laste opp .zip-filer i WordPress..). Ta kontakt med meg hvis du trenger uttrekksfilene, så kan jeg sende dem på e-post!

Mappen ble vurdert til A!


I utgave 4-2013 av Arkivråd skrev jeg artikkelen «Diplomatikken – gammel teori for en digital tid?», etter at dette var tema på arkivteoretisk kollokvium høsten 2013, da vi også fikk besøk av arkivprofessor Luciana Duranti.

Her er artikkelen i PDF (også tilgjengelig via nettsidene til NA).

Note that the photos used in the article (inside the PDF) are copyrighted, and not for reuse.


I recently discovered that I suck at proofreading. At least I think I do. And the only way to stop sucking at something, is to practice it. A lot. But how do you practice something that you (obviously) don’t know how to do? You’ll need a method, guide or step-by-step plan of some sort. Here’s how I intend to do it from now on:

1) Leave it. If it’s my own text that needs proofreading, I’m going to leave it for a day or two (or more), and come back to it when it’s less fresh in my mind. Not always possible of course, but still a good rule.

2) Print it. On paper, that is. The environment might suffer some, but your text will benefit. Only reading it on a computer screen will normally not get you where you need to be – at least in terms of proofreading – you’re more likely to overlook errors. Be sure to do both though, as reading the text on different formats might let you spot different errors.

3) Read one sentence at a time. OUT LOUD. Then read it backwards. Look at every word. Cover the rest of the text with white sheets of paper to isolate the sentence you’re concentrating on. The point of this is to eliminate distracting typographical errors before you move on.

4) Read one paragraph at a time. Out loud. Concentrate on sentence structure, punctuation and grammatical errors.

5) Investigate. Are there words in the text that you don’t understand? Other facts that might be wrong? Find out.

6) Read through the whole text. Preferably out loud. Does the text make sense? Do the words make sense in the context they’re used in? (I tend to write the opposite of what I actually mean. Recently, I used the word static where it should have said dynamic, and I didn’t notice it until someone else pointed it out.) Should something be moved to somewhere else, elaborated on or simply deleted? Be aware though, when dealing with other people’s texts, that proofreading doesn’t necessarily mean changing the text to suit your own preferences. The fact that you don’t like a particular word, or a particular sentence structure, doesn’t make it wrong. You are not writing-god (and yes, this can be hard to accept).

7) Repeat. Go through steps 1-6 again. At least a couple of times. More if you want to be thorough. OK, no. 5 might not need repeating over and over again, but the others do.

TOOLS
You’ll need to use tools, both to proofread correctly and to optimize the text (if it’s your own). Here are some resources:

  • Google Translate. Doesn’t always get things right, but can be helpful all the same. I often translate back and forth a few times to try to make sure I’ve got it right. (This is probably only useful if you’re bi- og multilingual.)
  • Merriam Webster. English dictionary. Loaded with ads. (I only use this when my Google Translate-strategy fails me).
  • Norwegian dictionary. Mandatory for Norwegians. Will also provide you with the different inflections of each word, should you need it. (Now, I used Google Translate, Merriam Webster and the Norwegian dictionary to find the word inflection. I assume it’s fairly correct, but since I’m not sure, I should probably investigate further, as instructed by myself in no. 5 above. I’ll do it tomorrow. Or some other day. Or perhaps I’ll just wait until someone tells me it’s wrong. Which most likely will never happen.)
  • Korrekturavdelingen. Deals with Norwegian grammar and other textual stuff. Will tell you that what you thought was right, is actually wrong. Enjoy.
  • Store norske leksikon på nett. Encyclopedia in Norwegian. Very useful (for Norwegians). Also has a fun blog, Lille norske, and nice photos on the search page.

OTHER RESOURCES
I’ve used a few other internet resources to write this blog post, be sure to visit them as well:

Need more? Try googling «blog proofreading» or «amateur proofreading». You’ll find tons of resources. Help is out there…

THINK YOU’RE DONE?
«Read through your text several times, concentrating first on sentence structures, then word choice, then spelling, and finally punctuation. As the saying goes, if you look for trouble, you’re likely to find it.»